Solución ECM
Consiga una mayor eficacia con una solución ECM
A medida que aumenta el número de empleados que trabajan a distancia o desde casa, las empresas necesitan soluciones que permitan a los trabajadores seguir siendo productivos y eficientes. Proporcionar acceso a datos y documentos relevantes mientras los empleados están fuera de la oficina es esencial.
Una solución superior de gestión de contenidos empresariales, o solución ECM, puede ayudar a los empleados a acceder a los documentos que necesitan de forma rápida y segura. El sistema ECM adecuado también puede garantizar que los flujos de trabajo avancen a buen ritmo, al tiempo que proporciona una experiencia productiva cuando se colabora con los clientes de forma remota.
Como plataforma líder de gestión inteligente de la información, M-Files ofrece una solución ECM que facilita la conexión con cualquier documento, en cualquier momento, desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Con M-Files, puede ofrecer la información correcta a las personas adecuadas, al tiempo que automatiza los procesos empresariales basados en documentos y mantiene un cumplimiento y control completos de la información.
ECM que conecta de verdad su empresa
Conecte todos los contenidos de su empresa y respalde sus flujos de trabajo empresariales con M-Files.
El reto del trabajo a distancia
Un sistema de gestión de contenidos empresariales debe resolver varios retos críticos que son comunes para una fuerza de trabajo de conocimiento remoto.
Acceso eficaz a los documentos
Incluso cuando están en la oficina, los trabajadores pueden dedicar hasta un 30% de su jornada a buscar la información adecuada1. La cantidad de tiempo dedicado a intentar acceder a la información puede ser aún mayor en el caso de los trabajadores remotos.
Una única versión de la verdad
Aunque el control de versiones es difícil en cualquier situación, es un reto aún mayor cuando los empleados están fuera de la oficina. Cuando los documentos se envían por correo electrónico de un lado a otro, los trabajadores tienen dificultades para determinar cuál es la versión más reciente y actualizada de un determinado documento.
Una experiencia excepcional para el cliente
Cuando los trabajadores no pueden acceder a los documentos o no tienen una única versión de la verdad, pueden producirse malentendidos sobre el estado de los proyectos de los clientes, lo que inevitablemente hace que la experiencia del cliente se resienta.
Seguridad de los documentos
Cuando los empleados no disponen de las herramientas necesarias para acceder a los documentos de forma eficiente, suelen recurrir a servicios personales de intercambio de archivos y otras formas de TI en la sombra. Una solución ECM debe facilitar a los trabajadores el acceso seguro a documentos y datos confidenciales.
Acceso móvil
Dado que la seguridad en los dispositivos móviles es un problema grave, muchas empresas restringen el acceso móvil a determinados documentos. Sin embargo, la imposibilidad de acceder a los documentos mientras se está fuera de la oficina o de viaje puede suponer una importante merma de la productividad.
M-Files ofrece una solución ECM líder
Dado que la seguridad en los dispositivos móviles es un problema grave, muchas empresas restringen el acceso móvil a determinados documentos. Sin embargo, la imposibilidad de acceder a los documentos mientras se está fuera de la oficina o de viaje puede suponer una importante merma de la productividad.
Acceso inmediato a todos los datos, sin migración
En lugar de ordenar una migración de datos y documentos a un repositorio central, M-Files simplemente crea conexiones con los documentos existentes, independientemente de dónde estén almacenados. Los archivos pueden permanecer en sus ubicaciones actuales en SharePoint, carpetas de red, OneDrive, servicios de intercambio de archivos, sistemas CRM u otros sistemas o repositorios empresariales. M-FilesLa tecnología basada en IA encuentra archivos y los etiqueta con metadatos que facilitan su localización por parte de los trabajadores en cuestión de segundos.
Una versión de cada documento
Con M-Files, siempre hay una única versión válida de cualquier documento. Los empleados pueden acceder a ella a través de un enlace que también pueden compartir con colaboradores de dentro o fuera de la organización.
Medidas de seguridad de nivel empresarial
M-Files proteger los documentos con cifrado de nivel empresarial y con permisos basados en funciones que garantizan que sólo las personas adecuadas tengan acceso a cualquier documento.
Acceso y edición de documentos en dispositivos móviles
M-FilesEl cliente móvil permite a los usuarios acceder, editar e incluso firmar cualquier documento desde un teléfono inteligente o una tableta.
Qué puede hacer con M-Files
Encuentre documentos rápidamente
Con M-Files, no necesita saber dónde está almacenado un documento. Basta con que introduzca algunos datos sobre la información que busca y en cuestión de segundos se conectará con el documento que necesita.
Automatice los flujos de trabajo
M-FilesLa solución ECM guía automáticamente los documentos a través de los flujos de trabajo con mayor eficacia y precisión. Los metadatos guían al documento a través de las distintas fases del flujo de trabajo y se actualizan automáticamente a medida que el documento pasa de ser redactado a ser revisado, comentado y, por último, aprobado y firmado. M-Files también puede funcionar como software BPM, ayudando a optimizar los procesos empresariales relacionados con los documentos.
Romper los silos de datos
La mayoría de las empresas tienen una media de cuatro sistemas de gestión de contenidos o ECM2, lo que dificulta saber dónde encontrar la información rápidamente. M-Files se conecta a los documentos independientemente de dónde residan para ofrecer una visión única de todo el contenido, rompiendo eficazmente los silos de datos y proporcionando una visión de 360° de la información.
Agilizar la colaboración
Varios usuarios pueden acceder a los documentos, editarlos y anotarlos simultáneamente. Los trabajadores pueden compartir documentos fácilmente con solo proporcionar un enlace, y los usuarios pueden acceder a los archivos con un cliente de escritorio, web o móvil.
Protección de datos
M-FilesLas herramientas ECM proporcionan más control sobre los documentos y procesos para mantener segura la información confidencial, incluso cuando los empleados trabajan a distancia.
Control de acceso
M-Files proporciona un control total sobre quién puede acceder a la información en cualquier fase de un proceso. El acceso cambia automáticamente cuando las personas abandonan la organización o pasan a desempeñar nuevas funciones.
Archivos cifrados
M-Files cifra las comunicaciones de red entre los clientes de M-Files y el servidor M-Files mediante HTTPS, RPC, VPN o IPSec. Los datos en reposo se cifran con el algoritmo AES-256.
Aplicación de la política
M-FilesLa solución ECM garantiza la visibilidad sobre si los archivos se utilizan de acuerdo con la política de la empresa y los requisitos normativos.
Registros de auditoría
Con unos pocos clics, puede acceder a los registros de auditoría que muestran lo que ocurrió con un documento.
¿Por qué elegir la solución ECM de M-Files'?
M-Filesfacilita a los trabajadores digitales de hoy en día la búsqueda, el acceso y el uso compartido de los documentos adecuados. Gracias a la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, M-Files encuentra y etiqueta documentos independientemente de dónde estén almacenados o en qué formato, lo que acelera las búsquedas de documentos, automatiza los procesos empresariales basados en la información y garantiza el cumplimiento de las políticas y normativas.
Las integraciones estándar y las API hacen posible que los trabajadores sigan utilizando sus herramientas cotidianas preferidas para acceder a los documentos a través de M-Files, en lugar de tener que aprender una nueva plataforma. Las plantillas de soluciones permiten a las empresas crear fácilmente soluciones inteligentes de gestión de la información, sin tener que empezar desde cero. Los complementos de terceros facilitan la personalización de M-Files y la ampliación de sus capacidades. Y como la plataforma M-Files es altamente configurable, puede personalizarse fácilmente para dar soporte a casos de uso y requisitos específicos.
M-Files es una solución preparada para la nube y puede implantarse en la nube, in situ o en una solución híbrida que ofrece una combinación óptima de eficiencia y control.
¿Cómo aporta M-Files eficacia a su empresa?
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
