Sistemas ECM
Los sistemas ECM ayudan a dominar el caos informativo
Hoy en día, las empresas crean nuevos datos y documentos a un ritmo cada vez más rápido. Aunque esta información puede ayudar a las empresas a mejorar la toma de decisiones y aprovechar las oportunidades, el inmenso volumen de datos que se produce a diario también puede crear una especie de caos. El simple hecho de organizar, almacenar y gestionar los documentos puede convertirse en una tarea abrumadora, que impida a las empresas y a los trabajadores utilizar esta información en beneficio del negocio.
Un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM) puede ayudar. Mediante el uso de inteligencia artificial para minimizar la complejidad de la gestión de datos, los sistemas ECM ayudan a domar el caos de la sobrecarga de información. Las herramientas ECM también ayudan a reducir el riesgo empresarial garantizando la seguridad de los documentos confidenciales. Y, al automatizar los flujos de trabajo que requieren gran cantidad de documentos, los sistemas ECM permiten que la gestión de contenidos sea una ventaja competitiva, en lugar de una merma de la productividad.
Para las empresas que buscan una solución superior de gestión de contenidos empresariales, M-Files ofrece una plataforma inteligente de gestión de la información que ayuda a las empresas a establecer conexiones inteligentes en toda la empresa, al tiempo que automatiza los procesos empresariales y mantiene la información segura y controlada.
ECM que conecta de verdad su empresa
Conecte todos los contenidos de su empresa y respalde sus flujos de trabajo empresariales con M-Files.
El reto de gestionar los contenidos empresariales
Para gestionar los contenidos con eficacia, los sistemas ECM deben ofrecer soluciones a varios retos críticos.
Datos oscuros
Se calcula que sólo el 0,5% de todos los datos creados se analiza para la toma de decisiones operativas1.
Esto significa que la mayoría de las organizaciones recopilan, procesan y almacenan cantidades ingentes de información que no se utiliza. Estos "datos oscuros" suelen ser desconocidos y no están categorizados, por lo que resultan inútiles para la organización. Los sistemas ECM deben ayudar a las empresas a encontrar y utilizar datos oscuros que puedan ofrecer información empresarial, o a reducir los costes de almacenamiento deshaciéndose de documentos redundantes, obsoletos o triviales.
Datos no estructurados
Los datos de las organizaciones tienden a duplicarse cada 1,2 años2 y entre el 80 y el 90% de esos datos son no estructurados3.
Documentos como vídeos, gráficos, presentaciones, correo electrónico, contenido social y otro tipo de información es mucho más difícil de gestionar que los datos estructurados, que pueden agregarse y analizarse fácilmente. Los sistemas ECM deben ofrecer una forma sencilla de identificar, buscar y utilizar los datos no estructurados.
Información inaccesible
Según algunas estimaciones, los empleados dedican hasta el 30% de su jornada laboral a buscar información4. Además, pierden tiempo intentando determinar si un archivo está actualizado y si pueden confiar en la información que contiene. Los sistemas ECM superiores pueden ayudar a eliminar la frustración y la pérdida de tiempo que supone la búsqueda de información haciendo que todos los documentos estén disponibles en cuestión de segundos.
Fallos de seguridad
Cuando los usuarios no pueden encontrar y compartir documentos fácilmente, a menudo recurren a aplicaciones personales para compartir archivos y a otras TI en la sombra que representan una gran amenaza para la seguridad de los documentos. Los sistemas ECM pueden mejorar la seguridad ofreciendo soluciones más cómodas de usar que estas tecnologías menos seguras.
Acceso móvil
Aunque cada vez son más los empleados que trabajan a distancia o desde casa, a menudo carecen de la posibilidad de acceder a los documentos a través de dispositivos móviles. La solución ECM adecuada debe facilitar el acceso a los documentos en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.
M-FilesUna forma más inteligente de gestionar contenidos
M-Files es una plataforma inteligente de gestión de la información de nueva generación que mejora el rendimiento empresarial facilitando la búsqueda y el uso de la información. A diferencia del software ECM tradicional, M-Files no requiere un gran proyecto de migración para trasladar contenidos y documentos a un repositorio central. En su lugar, M-Files unifica sistemas, datos y contenidos en toda la organización sin alterar los sistemas o procesos existentes.
Conexiones inteligentes mediante metadatos
Mediante inteligencia artificial y aprendizaje automático, M-Files identifica y crea conexiones con documentos en cualquier sistema o repositorio, incluidas carpetas de red, servicios de intercambio de archivos, sistemas CRM , SharePoint y otras plataformas y aplicaciones. Mediante una capa de metadatos inteligente, M-Files etiqueta cada documento con información que permite a los trabajadores encontrarlo fácilmente en cuestión de segundos.
Automatización para mantener el negocio en marcha
M-Files también simplifica los flujos de trabajo intensivos en documentos para minimizar los errores humanos y agilizar los procesos. Con M-Files, los documentos pasan de un usuario a otro de forma eficiente y automática, guiados por metadatos de documentos que se actualizan en cada etapa del proceso.
Contenidos seguros y controlados
M-Files protege los documentos con cifrado y permisos avanzados que garantizan que sólo las personas adecuadas puedan acceder a un documento, abrirlo y editarlo.
Un sistema ECM completo
Como destacado entre los sistemas ECM, M-Files ofrece una gran cantidad de funciones que simplifican y agilizan la gestión de contenidos.
Una visión única de los contenidos
M-Files conecta contenidos como documentos, correos electrónicos, datos de clientes, números de pedido y datos de proyectos para ofrecer una visión única de la información, aunque esté almacenada en distintos sistemas y archivos.
Búsqueda rápida
Para encontrar un archivo, los trabajadores no necesitan saber dónde está almacenado el documento. Basta con que introduzcan unos pocos datos en la barra de búsqueda de M-Files para conectarse al contenido en cuestión de segundos.
Contexto completo
Con M-Files, puede buscar todo el contenido de un determinado proyecto, todas las facturas que vencen esta semana, toda la correspondencia con un cliente concreto o todos los contratos que están a punto de vencer. Tendrás una visión completa de cualquier tema que te interese.
Una versión y una fuente de la verdad
M-Files pone fin a los quebraderos de cabeza del control de versiones al mantener una única versión de cada documento. Los trabajadores acceden a los documentos a través de un enlace que también pueden compartir con compañeros y colaboradores ajenos a la organización.
Se puede acceder a todos los contenidos conectados a M-Files con un dispositivo móvil, independientemente del sistema o la carpeta de red en que se encuentren.
Se acabaron los silos de datos
M-Files rompe eficazmente los silos de datos facilitando la búsqueda de cualquier documento en cuestión de segundos.
Derechos de acceso dinámicos
Los derechos de acceso en M-Files se basan en las funciones de los usuarios y en los metadatos de los documentos. Los permisos pueden cambiar automáticamente cuando se producen cambios en la organización o en los grupos de trabajo.
Automatización de flujos de trabajo con M-Files' Sistemas ECM
Con los sistemas ECM de M-Files, los metadatos ayudan a guiar los documentos a través de los flujos de trabajo para mejorar la automatización de los procesos empresariales. El motor de flujos de trabajo de M-Files facilita el modelado de los ciclos de vida de documentos, proyectos o procesos en flujos de trabajo del mundo real. M-Files puede asignar automáticamente tareas a las personas y realizar un seguimiento para garantizar que los documentos se procesan correctamente y a tiempo. Los metadatos de cada documento de un flujo de trabajo se actualizan automáticamente a medida que pasa de una persona a otra o de una etapa a otra.
Las funciones de firma electrónica de M-Files ayudan a acelerar los flujos de trabajo. Los documentos pueden firmarse desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo, de forma segura y auditable. Una vez firmados, los documentos se almacenan inmediatamente de acuerdo con la política de la empresa, y cualquier estipulación contractual puede asignarse a un flujo de trabajo automatizado.
¿Cómo aporta M-Files eficacia a su empresa?
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
Por qué los clientes prefieren M-Files
M-Files aumenta la productividad de los trabajadores del conocimiento facilitando la búsqueda, el acceso y el uso compartido de la información. Al ayudar a las empresas a establecer conexiones inteligentes y automatizar procesos empresariales críticos, M-Files garantiza una experiencia digital fluida, refuerza la colaboración, fomenta la continuidad empresarial y reduce el riesgo empresarial.
M-Files puede implantarse en la nube, en las instalaciones o como una solución híbrida que optimiza la colaboración basada en la nube con inversiones en arquitectura local. Las integraciones con soluciones de línea de negocio, otros archivos y sistemas ECM heredados facilitan el uso de M-Files con una pila tecnológica existente. Los trabajadores pueden incluso utilizar sus herramientas diarias favoritas, como Microsoft Teams o Salesforce, para acceder a la información y gestionarla a través de M-Files. Y una plataforma altamente configurable con complementos de terceros facilita la personalización de M-Files para dar soporte a cualquier caso de uso o requisito empresarial.
En la actualidad, miles de organizaciones de más de 100 países de todo el mundo confían en M-Files para gestionar la información y los procesos empresariales, al tiempo que ofrecen a sus empleados una forma más inteligente de trabajar.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
