Herramientas ECM
Gestione la información con herramientas ECM basadas en IA
Para las empresas de hoy en día, la información es uno de los activos empresariales más importantes, y uno de los peor gestionados. Día tras día, los empleados pierden una cantidad significativa de tiempo al enfrentarse a un sinfín de retos relacionados con el trabajo con documentos y datos. Desde pasar horas cada semana buscando la información adecuada hasta encontrar formas de compartir archivos de forma segura, los retos de gestión de la información de los empleados pueden suponer cientos de horas de tiempo perdido y miles de dólares en productividad perdida.
Para resolver este problema, que empeora cada año a medida que las empresas producen mayores cantidades de información, muchas recurren a sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM) basados en inteligencia artificial. Las soluciones ECM basadas en IA pueden identificar documentos en toda la empresa, analizarlos para extraer información y etiquetarlos con metadatos que faciliten a los trabajadores su búsqueda y localización.
Para las empresas que buscan las mejores herramientas de ECM basadas en IA, M-Files ofrece una solución líder de gestión inteligente de la información que puede ayudar a los empleados a encontrar la información más rápidamente, al tiempo que automatiza los procesos críticos y mantiene la información segura y bajo control.
ECM que conecta de verdad su empresa
Conecte todos los contenidos de su empresa y respalde sus flujos de trabajo empresariales con M-Files.
Cómo la IA ayuda a dominar el caos informativo
La inteligencia artificial está revolucionando la forma en que las empresas almacenan, archivan, procesan y extraen información con herramientas ECM. Los sistemas inteligentes de gestión de la información utilizan la IA para clasificar, procesar y extraer automáticamente datos de los archivos. Al leer un documento y sugerir propiedades de metadatos basadas en iteraciones anteriores de documentos similares, la IA puede mejorar la capacidad de un trabajador para encontrar exactamente lo que busca cuando busca información.
Las ventajas de las herramientas ECM basadas en IA son profundas.
Mínimo error humano
Las herramientas ECM con inteligencia artificial pueden reducir o eliminar los errores del usuario y las clasificaciones erróneas al asignar nombres y metadatos a los documentos.
Convenciones de nomenclatura coherentes
Mientras que los nombres de los documentos creados por los empleados pueden variar enormemente, los sistemas ECM con IA pueden adherirse a convenciones coherentes a la hora de nombrar los registros.
Agrupación de documentos
La IA permite agrupar fácilmente los documentos por temas, campos o asuntos comunes, lo que permite a las organizaciones encontrar paralelismos e inferencias que de otro modo no se habrían descubierto.
Seguridad avanzada
La tecnología de IA puede identificar información sensible y de identificación personal dentro de los documentos y marcar esos archivos para un tratamiento especial o dirigirlos a un flujo de trabajo específico.
Liberar a los trabajadores para que realicen otras tareas
Al liberar a los empleados de la responsabilidad de organizar y asignar metadatos a los archivos, las herramientas ECM basadas en IA pueden ayudar a aumentar la productividad y permitir que los trabajadores se centren en tareas más estratégicas y críticas para la empresa.
M-FilesUna mejor gestión de los contenidos
M-FilesLa solución de gestión inteligente de la información basada en IA conecta los documentos y la información de toda la empresa -incluidas todas las plataformas y repositorios- y los analiza para situarlos en su contexto. En lugar de exigir que los documentos se migren a una ubicación central, M-Files asigna automáticamente metadatos a los documentos que facilitan su localización, uso y uso compartido.
Como resultado, los documentos pueden permanecer dentro de los sistemas en los que normalmente se crean y visualizan. Desde carpetas de red, SharePoint y servicios de intercambio de archivos hasta sistemas CRM , plataformas ERP y otras aplicaciones y sistemas, M-Files crea conexiones con el contenido dondequiera que esté almacenado y en cualquier formato, lo que permite a los empleados encontrar información relevante, actual y precisa en cualquier momento y lugar.
Además, la solución de gestión de contenidos empresariales M-Files' puede automatizar los flujos de trabajo con gran cantidad de documentos para estandarizar los procesos, acelerar los plazos y garantizar el cumplimiento de las fechas de entrega. Y M-Files protege los documentos con cifrado de nivel empresarial y permisos dinámicos basados en funciones que garantizan que los archivos no caigan en las manos equivocadas.
M-Files' Las herramientas ECM ofrecen amplias ventajas
M-FilesLas herramientas ECM ofrecen numerosas funciones y ventajas para la gestión de documentos y contenidos.
Búsqueda y recuperación rápidas
Con M-Files, los empleados sólo tienen que pensar en lo que buscan, y no en dónde puede estar ubicado. Después de que los trabajadores tecleen un poco sobre la información que necesitan, M-Files les conectará con sus documentos sin importar dónde se hayan guardado los archivos.
Se acabaron los silos de datos
M-Files conecta la información de toda la organización para proporcionar acceso a los datos de todos los sistemas y repositorios sin necesidad de migración.
Acceda a los documentos desde cualquier lugar
Los trabajadores pueden acceder a los datos y documentos de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de un cliente de escritorio, un navegador web o una aplicación móvil.
Permisos flexibles
Los documentos son accesibles automáticamente a las personas adecuadas y sólo a ellas. Los derechos de acceso pueden definirse por criterios como funciones, departamentos, proyectos, estado del flujo de trabajo, etc.
Utilizar herramientas conocidas
M-FilesLas API y las integraciones estándar permiten a los usuarios trabajar con herramientas familiares como Microsoft Teams para Outlook para acceder a documentos y gestionar flujos de trabajo.
Elimine los duplicados y los quebraderos de cabeza de las versiones
Con M-Files, todo el mundo trabaja con una única versión accesible a través de un enlace. Se acabaron los archivos adjuntos por correo electrónico y los contenidos duplicados en distintos archivos.
Descubra los datos críticos para la empresa
M-FilesLa tecnología basada en IA rastreará los archivos heredados para sacar a la luz los archivos relevantes, reconocer patrones en los datos y proporcionar una mayor visibilidad de la información crítica para la empresa.
Automatización de los flujos de trabajo documentales
M-Files mejora la gestión de los procesos empresariales mediante la automatización de los procesos intensivos en documentos para minimizar los errores humanos, agilizar los flujos de trabajo y garantizar que los documentos se procesan de conformidad con las políticas y normativas.
Enrutamiento automatizado
M-Files garantiza que los documentos se envíen siempre a la persona correcta una vez creados o después de realizar determinados cambios. A medida que el documento avanza por cada etapa de un flujo de trabajo, M-Files notifica automáticamente a las personas que deben actuar y realiza un seguimiento con recordatorios.
Visibilidad de los procesos
M-FilesLas herramientas de gestión de contenidos empresariales también permiten una visibilidad clara del estado de los documentos y de la eficacia de los procesos empresariales actuales, lo que ayuda a eliminar cuellos de botella y a aprovechar las oportunidades de mejora.
Registros de auditoría
Con M-Files, puede ver fácilmente un historial completo de todos los pasos del proceso empresarial y lo que ocurrió en cada etapa.
Cree fácilmente nuevos flujos de trabajo
El motor de flujos de trabajo de M-Files es una aplicación sencilla que facilita la creación de nuevos flujos de trabajo adaptados a requisitos específicos.
¿Por qué elegir las herramientas ECM de M-Files?
M-Files es la elección de miles de organizaciones en más de 100 países que utilizan M-Files para mejorar la forma en que gestionan los procesos de información empresarial. Como plataforma inteligente de gestión de la información de nueva generación, M-Files ofrece una experiencia digital sin fisuras al tiempo que refuerza la colaboración, aumenta la productividad, garantiza la continuidad de la actividad y reduce los riesgos empresariales.
Como plataforma altamente configurable, M-Files puede personalizarse para adaptarse a casos de uso y requisitos específicos. Las plantillas de soluciones y las mejores prácticas para múltiples casos de uso en distintos sectores facilitan la creación de soluciones de gestión de la información sin empezar desde cero. Los complementos de terceros ofrecen funciones adicionales de visualización y edición de datos. Y las API permiten que M-Files se comunique fácilmente con los sistemas existentes.
Como solución preparada para la nube, M-Files puede implantarse en la nube, en las instalaciones o en una solución híbrida que combina la flexibilidad de los servicios en la nube con el control de la tecnología interna.
¿Cómo aporta M-Files eficacia a su empresa?
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
