Sistema de gestión de contenidos empresariales
Qué buscar en un sistema de gestión de contenidos empresariales
Organizaciones de casi todos los sectores están recurriendo a los sistemas de gestión de contenidos empresariales para controlar la complejidad de la información. Dado que hoy en día las empresas crean datos y documentos a un ritmo cada vez más rápido, las soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) pueden ayudar a que la información sea más fácil de organizar, almacenar, recuperar, proteger y conservar.
Los trabajadores del conocimiento dedican hoy hasta el 30% de la jornada laboral a buscar información1. Para eliminar esta notable merma de la productividad, el sistema adecuado de gestión de contenidos empresariales debe permitir que cualquier documento esté disponible en cuestión de segundos. Las soluciones ECM también deben proporcionar visibilidad de todos los documentos en todos los sistemas y repositorios, eliminando los silos de datos y permitiendo a la organización deshacerse de los datos redundantes, obsoletos o triviales, cuyo almacenamiento puede costar miles o millones de dólares2.
A la hora de buscar el sistema adecuado de gestión de contenidos empresariales, cada vez son más las organizaciones que recurren a M-Files, una plataforma inteligente de gestión de la información que facilita la búsqueda, el acceso y el uso compartido de contenidos de forma eficaz. M-Files conecta los documentos de toda la organización y ofrece contenidos de forma automática cuando se necesitan, al tiempo que agiliza los procesos que requieren gran cantidad de documentos y mantiene los datos confidenciales protegidos y bajo control.
ECM que conecta de verdad su empresa
Conecte todos los contenidos de su empresa y respalde sus flujos de trabajo empresariales con M-Files.
Ventajas de la gestión inteligente de la información
Como plataforma inteligente de gestión de la información, M-Files mejora el sistema de gestión de contenidos empresariales al adoptar un enfoque diferente para organizar y almacenar datos y documentos. En lugar de utilizar una estructura tradicional de carpetas de archivos que se centra en dónde se almacena la información, M-Files etiqueta cada documento con metadatos que describen el contenido del archivo y otra información relevante. El resultado: los usuarios pueden escribir el tipo de información que buscan en la barra de búsqueda de M-Files y acceder al documento en cuestión de segundos, independientemente de dónde se encuentre dentro de la organización.
Las ventajas de este planteamiento son profundas.
Mayor productividad
Los trabajadores ya no tienen que pasar horas al día buscando información o volviendo a crear documentos que no encuentran. M-Files facilita la localización de documentos en cuestión de segundos y sirve la información correcta a la persona adecuada en el momento oportuno.
Mejor uso de los datos
M-Files elimina el problema de los "datos oscuros", es decir, los documentos no categorizados y, por tanto, desconocidos para la organización. M-FilesLa tecnología basada en inteligencia artificial puede rastrear los repositorios para encontrar, identificar y etiquetar documentos con metadatos que pueden hacer aflorar documentos relevantes y extraer información de datos que, de otro modo, serían oscuros.
No es necesario migrar
En lugar de migrar cantidades masivas de documentos a un repositorio central, M-Files deja los contenidos donde residen actualmente, ya sea en carpetas de red, SharePoint, plataformas CRM , servicios de intercambio de archivos u otras plataformas, aplicaciones y sistemas empresariales. Como resultado, M-Files elimina eficazmente los silos de datos y proporciona una visión única y unificada de los contenidos.
Eliminar la TI en la sombra
Al ofrecer a los trabajadores una herramienta fácil de usar para buscar, acceder y compartir documentos, M-Files ayuda a evitar el uso de servicios no seguros de intercambio de archivos y soluciones provisionales para acceder y compartir información confidencial.
Automatización de flujos de trabajo documentales y procesos empresariales
M-FilesEl software ECM automatiza los flujos de trabajo intensivos en documentos para mejorar la eficiencia, garantizar la coherencia y minimizar el riesgo empresarial. Las etiquetas de metadatos guían el flujo de trabajo de un documento, lo que permite a M-Files enviar un archivo a la siguiente persona que debe revisarlo o aprobarlo y realizar un seguimiento automático para garantizar que las acciones se lleven a cabo a tiempo. Los metadatos se actualizan automáticamente a medida que el archivo pasa por cada etapa del flujo de trabajo.
M-Files Workflow engine es una sencilla aplicación que permite crear flujos de trabajo personalizados para satisfacer necesidades específicas. Puede asignar tareas a sus compañeros y dejar que M-Files se encargue de los recordatorios y las fechas de entrega. M-Files también facilita el seguimiento, la elaboración de informes y el análisis de los procesos empresariales actuales para aprovechar las oportunidades de mejorar los flujos de trabajo y aumentar la eficiencia.
Con la automatización del flujo de trabajo de M-Files, puede asegurarse de que los documentos avanzan por los procesos con rapidez y eficacia. La automatización también garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos y las políticas de la empresa, lo que ayuda a reducir el riesgo empresarial. Y al confiar en las tecnologías basadas en IA para etiquetar correctamente los archivos con metadatos, puede eliminar los procesos manuales propensos a errores.
Herramientas completas en un sistema de gestión de contenidos empresariales
M-Files ofrece todas las funciones y ventajas que las empresas necesitan de un sistema de gestión de contenidos empresariales.
Una forma fácil de encontrar archivos
Los usuarios pueden encontrar documentos rápida y fácilmente mientras trabajan desde sus plataformas preferidas, como Outlook o Microsoft Teams.
Herramientas de colaboración
Con M-Files, los trabajadores pueden compartir fácilmente un enlace a un documento con compañeros, socios y clientes. Varios usuarios pueden ser coautores de un documento simultáneamente.
Flujos de trabajo racionalizados
M-FilesLa solución ECM agiliza el trabajo diario etiquetando los documentos y añadiendo flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
Búsqueda automatizada de documentos
M-FilesLa tecnología de IA rastrea archivos y repositorios para descubrir datos críticos para la empresa e información confidencial, como la PII, de modo que pueda gestionarse adecuadamente.
Cumplimiento más sencillo
Con los flujos de trabajo automatizados de M-Files', garantizar que los documentos cumplen la política de la empresa y los requisitos normativos es fácil.
Gestión de riesgos más rigurosa
M-Files' Las herramientas ECM permiten saber qué información está bajo el control de una empresa y gestionarla de forma más eficaz y segura.
Cifrado y derechos de acceso
M-Files proporciona un cifrado de nivel empresarial y un acceso controlado a los documentos en función de la función, el grupo, el proyecto, el tipo de documento y otros criterios.
Una única versión
Con M-Files, siempre hay una única versión del documento más actualizado, lo que acaba con los quebraderos de cabeza de las versiones y los duplicados.
Personalización del sistema de gestión de contenidos empresariales
M-Files es una plataforma altamente configurable que puede adaptarse a requisitos específicos. Como solución preparada para la nube, M-Files está disponible en la nube, in situ o como solución híbrida. Las integraciones estándar con aplicaciones de línea de negocio, soluciones ECM heredadas y otros archivos garantizan que M-Files funcionará fácilmente con su pila tecnológica existente. Los trabajadores pueden incluso utilizar sus herramientas diarias favoritas como punto de partida para acceder y gestionar la información en cualquier sistema o archivo conectado.
Para acelerar la obtención de valor, M-Files proporciona plantillas de soluciones y mejores prácticas para múltiples casos de uso. Los complementos de terceros permiten casos de uso adicionales y amplían aún más las capacidades de M-Files .
¿Cómo aporta M-Files eficacia a su empresa?
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
¿Por qué elegir M-Files?
M-Files es la elección de miles de organizaciones en más de 100 países de todo el mundo. Como plataforma inteligente de gestión de la información de última generación, M-Files ofrece las herramientas que los trabajadores necesitan para encontrar, acceder y compartir los documentos adecuados en el momento oportuno. Como potente sistema de gestión de contenidos empresariales, M-Files aumenta la productividad de los trabajadores del conocimiento, intensifica la colaboración, promueve la continuidad del negocio, reduce los riesgos y garantiza una experiencia digital sin fisuras.
M-Files es accesible a través de clientes de escritorio, web o móviles, y las carpetas virtuales proporcionan una experiencia de usuario familiar al instante. Además de hacer que los usuarios finales sean más eficientes, M-Files proporciona herramientas que permiten a los administradores de TI gestionar los contenidos más fácilmente. Y las actualizaciones automáticas periódicas permiten al personal informático centrarse en otras prioridades estratégicas.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
