Gestión de datos empresariales
Mejorar el rendimiento con una mejor gestión de los datos empresariales
La información está en el corazón de los negocios hoy en día. Es difícil pensar en una práctica u operación empresarial que no dependa en gran medida de datos y documentos. En este contexto, cabe esperar que las empresas concedan la máxima prioridad a unos sistemas superiores de gestión de la información.
Sin embargo, para muchas organizaciones, las prácticas deficientes de gestión de datos empresariales están obstaculizando la productividad y generando importantes costes en tiempo y dinero. A menudo, los empleados son incapaces de encontrar los documentos que necesitan y pueden pasar horas cada día en búsquedas infructuosas o recreando documentos que se han perdido. El envío de documentos adjuntos por correo electrónico crea inevitablemente quebraderos de cabeza con el control de versiones. Incluso el flujo de trabajo más básico, que consiste en revisar, aprobar y firmar un documento, puede llevar demasiado tiempo.
M-Files puede ayudar. Como plataforma inteligente de gestión de la información de nueva generación, M-Files facilita a los usuarios la búsqueda, el acceso y el uso compartido de documentos, al tiempo que automatiza los flujos de trabajo documentales y mantiene la información protegida y controlada.
Una forma más inteligente de trabajar con datos
Vea cómo M-Files le conecta con los datos adecuados, en el momento adecuado, para la persona adecuada.
Los obstáculos para una gestión eficaz de los datos
A la hora de elegir un sistema de gestión de documentos o de gestión de contenidos empresariales (ECM), las organizaciones deben centrarse en soluciones que puedan hacer frente a los retos críticos de la gestión de datos empresariales.
Localización de documentos
A medida que aumenta exponencialmente el volumen de contenidos de una organización, encontrar rápidamente el documento adecuado puede convertirse en todo un reto. Muchos trabajadores del conocimiento pasan hasta el 30% de su jornada buscando la información adecuada1. Un sistema eficaz de gestión de datos empresariales debe poner cualquier documento al alcance de un trabajador en cuestión de segundos.
Gestión de versiones
Con demasiada frecuencia, los trabajadores dedican tiempo extra a revisar correos electrónicos y carpetas de archivos para determinar qué versión de un documento está más actualizada. Una solución superior de gestión de datos empresariales debería permitir a los trabajadores saber en todo momento que el documento que están consultando es la versión más reciente...
Almacenamiento de archivos
Por término medio, las organizaciones utilizan cuatro repositorios diferentes para almacenar y gestionar documentos y otros contenidos2. Para complicar aún más las cosas, casi el 70% de los trabajadores afirman que almacenan y gestionan documentos fuera de sus bandejas de entrada de correo electrónico3. Esto no hace sino aumentar la dificultad de localizar archivos de forma rápida y sencilla. Para mejorar la gestión de los datos empresariales, las organizaciones necesitan una solución que simplifique al máximo el almacenamiento de archivos, así como su búsqueda y recuperación.
Seguimiento del flujo de trabajo
El flujo de trabajo documental a menudo requiere que varias partes revisen, aprueben o den el visto bueno a un documento, y este proceso puede requerir mucho tiempo de seguimiento y gestión. Un sistema de gestión de datos eficaz debe automatizar el mayor número posible de tareas rutinarias para acelerar los flujos de trabajo, reducir los errores humanos y garantizar el cumplimiento de la normativa.
Uso de dispositivos móviles
Cada vez son más los empleados que trabajan a distancia o desde casa. Proporcionar a estos trabajadores acceso a los documentos en sus dispositivos móviles es fundamental para garantizar que los procesos empresariales sigan su ritmo.
M-Files: gestión inteligente de datos empresariales
La plataforma M-Files ofrece soluciones inteligentes que resuelven los retos de la gestión de datos empresariales. A diferencia de la tecnología tradicional de gestión de archivos o registros, M-Files no requiere que los documentos se migren a un depósito central. En su lugar, la tecnología basada en IA de M-Filesrastrea los repositorios, sistemas y plataformas existentes para identificar y analizar los documentos, etiquetándolos con metadatos que facilitan su localización en cuestión de segundos.
Al crear conexiones con los documentos en lugar de trasladarlos a una ubicación central, M-Files rompe eficazmente los silos de información para ofrecer una experiencia en contexto que permita acceder a los contenidos de cualquier sistema o repositorio y aprovecharlos. Los archivos y documentos pueden permanecer dondequiera que se encuentren: en carpetas de red, SharePoint, sistemas ECM, plataformas CRM u otros sistemas y archivos empresariales.
Este enfoque único -gestión de archivos basada en qué es un documento y no en dónde se encuentra- significa que los trabajadores ya no necesitan recordar dónde se almacenó algo. Basta con que escriban unas palabras sobre lo que buscan en la barra de búsqueda de M-Files para conectarse a sus documentos en cuestión de segundos. Los metadatos de cada documento identifican información sobre su contenido, quién lo creó, quién debe verlo a continuación y otros datos importantes y relevantes. Por consiguiente, M-Files puede ofrecer una visión completa de todos los documentos relacionados con cualquier tema: por ejemplo, todos los documentos de un proyecto determinado, toda la correspondencia con el cliente o todos los contratos que vencen este mes.
Nube y seguridad: afrontar los retos de la gestión de la información en el lugar de trabajo
Descubra cómo las organizaciones pueden combatir el crecimiento de las TI en la sombra y recuperar el control de su información empresarial.
Herramientas completas para la gestión de contenidos
M-FilesLa tecnología de gestión de datos empresariales ' facilita a los trabajadores la búsqueda y el uso más eficaz de la información, y a las organizaciones la obtención de más valor de sus inversiones en datos y documentos.
Búsqueda rápida
Los trabajadores pueden encontrar cualquier documento de forma rápida, fácil e intuitiva.
Herramientas conocidas
Los empleados pueden seguir trabajando con sus herramientas diarias favoritas, como Microsoft Teams o Salesforce, al gestionar documentos en M-Files.
Colaboración segura
Comparta contenidos sin esfuerzo y de forma segura, y sea coautor de documentos simultáneamente.
Fácil cumplimiento
Los flujos de trabajo automatizados garantizan que los documentos se gestionan de forma correcta, precisa y conforme a las políticas de la empresa y los requisitos normativos.
Cifrado y permisos dinámicos
M-Files mejora la seguridad de la gestión de datos empresariales cifrando cada documento y controlando el acceso al mismo con permisos de acceso dinámicos basados en funciones, fase del flujo de trabajo, metadatos del documento y otros criterios.
Control de versiones sencillo
M-Files conserva una sola copia de cada documento para eliminar los quebraderos de cabeza de las versiones. Las versiones anteriores registran todos los cambios realizados en el documento, por lo que es fácil volver a una versión anterior si es necesario.
Gobernanza de datos
Para mejorar la gobernanza de la gestión de datos empresariales, M-Files ofrece una visibilidad clara de lo que es la información y del valor y el riesgo que representa cada documento. Los registros de auditoría detallan cada interacción con el documento.
Gestión de contratos
M-Files mejora la gestión de contratos automatizando los flujos de trabajo para crear y ejecutar contratos.
Aumente la eficacia con la automatización del flujo de trabajo
M-Files Las funciones de automatización del flujo de trabajo ponen fin a los procesos manuales propensos a errores, al tiempo que mejoran la eficiencia y liberan a los trabajadores para que puedan centrarse en tareas de mayor valor. Utilizando los metadatos de un archivo, M-Files guía los documentos a través de los flujos de trabajo, dirigiendo el archivo a las personas adecuadas en el orden correcto y garantizando que las tareas se completen correctamente y a tiempo.
M-Files se pone en contacto automáticamente con las personas y emite seguimientos cuando es necesario actuar sobre un documento. Los metadatos del documento se actualizan a medida que avanza por el flujo de trabajo. M-Files permite a los gestores de procesos ver el progreso en cada paso, lo que les permite tomar medidas para eliminar los cuellos de botella en el rendimiento que cuestan tiempo y dinero.
El motor M-Files Workflow facilita la personalización de los flujos de trabajo para documentos, empleados y proyectos con el fin de adaptarlos a las necesidades de una organización.
¿Cómo aporta M-Files eficacia a su empresa?
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
¿Por qué elegir M-Files?
Como solución de gestión de datos empresariales, M-Files ofrece una plataforma impulsada por IA que conecta el contenido con la automatización inteligente. M-Files aumenta la productividad de los trabajadores del conocimiento, refuerza la colaboración, permite la continuidad del negocio, reduce el riesgo empresarial y garantiza una experiencia digital sin fisuras.
M-Files puede desplegarse en la nube, in situ o como solución híbrida. Las API permiten que M-Files se comunique fácilmente con los sistemas existentes, mientras que las integraciones estándar garantizan que M-Files pueda funcionar con una pila tecnológica ya existente. Como plataforma altamente configurable, M-Files puede personalizarse fácilmente según las necesidades de casos de uso específicos. Las plantillas de soluciones ayudan a las organizaciones a empezar con la gestión inteligente de la información desde el primer día, mientras que los complementos de terceros proporcionan capacidades adicionales y extensibilidad.
En la actualidad, miles de organizaciones de más de 100 países de todo el mundo confían en M-Files para gestionar la información, los documentos y los procesos con mayor eficacia.