Gestión del riesgo empresarial
Caos informativo y gestión del riesgo empresarial
La información es fundamental para todos los aspectos del funcionamiento de una organización. Desde mejorar la toma de decisiones y documentar los acuerdos hasta permitir la comunicación y facilitar las transacciones, los documentos contienen una gran cantidad de información importante y sensible. Por consiguiente, cualquier estrategia de gestión de riesgos empresariales debe incluir soluciones para gestionar los documentos de forma segura y eficaz.
Sin embargo, la mayoría de las organizaciones de hoy en día se enfrentan a serios retos a la hora de almacenar, proteger y utilizar los contenidos de forma eficaz. A menudo, las empresas se ven sencillamente desbordadas por el volumen de documentos que tienen a su cargo. A los empleados de muchas empresas les resulta difícil localizar los documentos cuando los necesitan, y pasan hasta el 30% de sus días buscando información1. Gracias a un control documental inadecuado, los documentos duplicados y las múltiples versiones de los archivos generan costes y quebraderos de cabeza adicionales. Además, las infracciones, los accesos no autorizados y las filtraciones accidentales generan importantes riesgos financieros, legales y empresariales.
M-Files puede ayudar. Como plataforma inteligente de gestión de la información de nueva generación, M-Files mejora las capacidades de gestión del riesgo empresarial al facilitar la búsqueda y el uso eficaz de los documentos, al tiempo que minimiza los errores humanos, automatiza los procesos críticos y mantiene la información segura y controlada.
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Desde la creación hasta la eliminación, vea cómo M-Files proporciona una forma más inteligente de gestionar documentos, correos electrónicos y todo su contenido.
Los riesgos de una mala gestión de contenidos
Las soluciones de gestión de riesgos empresariales requieren tecnologías que puedan proteger a las organizaciones de varios riesgos críticos relacionados con una gestión deficiente o inadecuada de documentos y contenidos.
Dispersión de la información
A medida que evoluciona el entorno informático de una organización, los documentos y contenidos se crean inevitablemente en un número cada vez mayor de sistemas, plataformas y aplicaciones. De hecho, la organización media utiliza cuatro sistemas de gestión de contenidos diferentes2. Como resultado, los empleados a menudo no saben dónde encontrar los documentos que necesitan. Un sistema de gestión de contenidos superior puede ayudar a mitigar los riesgos de una ineficacia significativa, un aumento del trabajo repetido y la incapacidad de utilizar la información para tomar decisiones inteligentes.
Contenidos desconectados
La naturaleza dispersa de la forma en que se crean y almacenan los documentos también dificulta la conexión de la información. Para obtener el máximo valor de la información, las empresas deben ser capaces de conectar los datos estructurados de los sistemas CRM , las plataformas ERP y las bases de datos con contenidos no estructurados como audio y vídeo, documentos, redes sociales y otros datos no estructurados. Cuando esto no es posible, las empresas corren el riesgo de perder el acceso a los conocimientos y la inteligencia que pueden proporcionar las conexiones sólidas entre datos y sistemas.
Infracciones y fugas
Ya sea por un ciberataque, un empleado malintencionado o una filtración accidental, un documento que ha caído en las manos equivocadas supone enormes riesgos para una organización. Los esfuerzos de gestión de riesgos empresariales siempre deben incluir estrategias para abordar los riesgos financieros de multas, los riesgos legales de demandas y los riesgos corporativos de pérdida de reputación y negocio que pueden resultar cuando los documentos no están debidamente protegidos. Los sistemas de seguridad documental pueden ayudar a garantizar que los documentos se almacenen, utilicen y compartan de forma que ofrezcan una protección óptima.
Duplicados y versiones múltiples
Cuando los empleados hacen copias de documentos para su propio uso o gestionan el almacenamiento de documentos desde su bandeja de entrada de correo electrónico, el resultado son muchos duplicados del mismo documento. Cuando los empleados colaboran enviándose documentos por correo electrónico de un lado a otro, es fácil acabar con múltiples versiones de un documento que dificultan saber cuál es el archivo real y más actualizado. Los riesgos de los duplicados y las versiones múltiples incluyen un aumento de los costes de almacenamiento, demasiado tiempo dedicado a intentar encontrar el documento correcto y la posibilidad de cometer errores cuando se utiliza el documento equivocado. El software de control de documentos puede ayudar a los esfuerzos de gestión de riesgos de la empresa al imponer cómo se originan, comparten y utilizan los documentos.
Flujos de trabajo propensos a errores
Muchos documentos forman parte de un flujo de trabajo que incluye un proceso de edición, anotación, revisión, aprobación y firma. Cuando los flujos de trabajo se ejecutan de forma que no cumplen la política de la empresa o los requisitos normativos, los riesgos financieros y legales pueden ser grandes. Las soluciones de gestión del cumplimiento normativo para documentos pueden mejorar la gestión del riesgo empresarial al garantizar que los archivos se gestionan siempre correctamente y al minimizar o eliminar el potencial de error humano.
Cómo M-Files mejora la gestión del riesgo empresarial
M-Files aborda los problemas de gestión del riesgo empresarial relacionados con los documentos proporcionando una gran cantidad de funciones.
Búsqueda y recuperación rápidas
Con M-Files, los empleados ya no necesitan recordar cómo se llamaba un archivo o dónde estaba almacenado. Simplemente pueden encontrar archivos de forma rápida, fácil e intuitiva.
Flujos de trabajo automatizados
M-Files utiliza metadatos para automatizar el flujo de trabajo de los documentos, moviendo automáticamente los archivos a través de un proceso prescrito y comunicándose con las personas cuando se requiere una acción. Los flujos de trabajo se ejecutan con precisión y puntualidad, minimizando los errores humanos y garantizando el cumplimiento de las políticas y normativas.
Una visión unificada de los datos
Al crear conexiones con los contenidos de diversos sistemas y plataformas de toda la organización, M-Files ofrece una visión única y unificada de todos los contenidos que permite a las empresas saber exactamente qué tipo de datos tienen y qué riesgos representan.
Mayor seguridad
M-Files proporciona cifrado de nivel empresarial para todos los contenidos y utiliza permisos dinámicos para controlar quién puede acceder a ellos, editarlos, compartirlos o descargarlos.
Control de versiones
M-Files mantiene una sola copia de cada documento, proporcionando un enlace que los usuarios pueden utilizar para acceder a él y editarlo. Así, los usuarios siempre saben que están trabajando con la versión más reciente.
Personalización de la plataforma M-Files
M-Files puede personalizarse fácilmente para satisfacer las necesidades de empresas, casos de uso y estrategias de gestión de riesgos empresariales específicos.
La plataforma es altamente configurable y puede personalizarse fácilmente para responder a necesidades empresariales específicas. Las API permiten a M-Files comunicarse fácilmente con otros sistemas, garantizando que los documentos y datos de los sistemas existentes estén disponibles en M-Files. Las plantillas de soluciones y las mejores prácticas para determinados casos de uso permiten a las empresas crear soluciones de gestión de la información de forma más rápida y sencilla. Y los complementos de terceros proporcionan capacidades adicionales que amplían la potencia de M-Files para resolver los retos de la gestión de riesgos empresariales.
¿Cómo aporta M-Files eficacia a su empresa?
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
¿Por qué elegir M-Files para la gestión del riesgo empresarial?
M-Files puede implantarse en la nube, en las instalaciones o como una solución híbrida que ofrece una flexibilidad y un control óptimos. Miles de organizaciones de más de 100 países utilizan M-Files para gestionar documentos, información y procesos con mayor eficacia.
Gracias a la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, la tecnología de M-Files' permite ofrecer la información adecuada a las personas adecuadas en el momento oportuno, lo que se traduce en una mayor productividad, una mejor toma de decisiones y mejores resultados empresariales.
M-Files se integra fácilmente con la pila tecnológica existente. Los trabajadores pueden incluso utilizar sus herramientas favoritas, como Microsoft 365 o Google Workspace , como base desde la que acceder a los documentos a través de M-Files.
Con M-Files, almacenar, proteger, utilizar y conservar documentos se convierte en una tarea mucho más sencilla y mucho menos propensa a riesgos.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
