Gestión de archivos
Mejorar la gestión de archivos con metadatos
Los sistemas tradicionales de almacenamiento de archivos digitales basados en carpetas están muy limitados. Aunque este enfoque de la gestión de datos empresariales es rápido y cómodo de usar, plantea una serie de problemas. Desde la duplicación de documentos y los problemas de control de versiones hasta la falta de convenciones de nomenclatura o estructuras de carpetas coherentes, la gestión tradicional de archivos basada en carpetas está plagada de ineficiencias, costes ocultos e incapacidad para encontrar y utilizar la información de forma eficaz.
M-Files puede ayudar. Como plataforma inteligente de gestión de la información de nueva generación, M-Files emplea un enfoque basado en metadatos para la gestión de archivos que mejora el rendimiento empresarial al facilitar la disponibilidad de la información, automatizar los flujos de trabajo de documentos y mantener los archivos seguros y controlados.
Una forma más inteligente de trabajar con documentos
Vea cómo M-Files le conecta con el contenido adecuado, en el momento adecuado, para la persona adecuada.
El problema de la gestión tradicional de archivos
La metodología tradicional de gestión de archivos -en la que éstos se almacenan en archivos compartidos en red- ofrece una serie de retos a medida que las empresas trabajan para que la información esté fácilmente disponible.
Problemas de duplicación de documentos y control de versiones
En una estructura tradicional de gestión de archivos, los documentos suelen ser duplicados por distintos empleados y departamentos de toda la organización. A medida que los trabajadores editan estos distintos archivos, se crean múltiples versiones de los documentos que dificultan saber cuál es la versión más reciente y precisa. Aparte de la pérdida de tiempo que supone intentar encontrar el archivo más actualizado, los problemas de control de versiones pueden crear problemas importantes cuando se publica un archivo incorrecto, se comparte con los clientes o se ejecuta como un contrato.
Convenciones y estructuras de denominación incoherentes
Dado que los documentos se almacenan en distintos archivos compartidos y sistemas, la incapacidad de aplicar convenciones coherentes para establecer estructuras de carpetas y nombrar archivos y carpetas hace que, con el tiempo, sea increíblemente difícil saber qué archivo es cada uno, lo que dificulta enormemente la gestión de archivos y registros.
Búsqueda ineficaz
El caos que producen los documentos duplicados, las múltiples versiones y la incoherencia de las convenciones de nomenclatura dificulta mucho a los trabajadores encontrar los documentos que buscan.
Imposibilidad de conectar datos
La gestión tradicional de archivos dificulta la conexión de datos de distintos repositorios o sistemas empresariales. Como resultado, las empresas pierden valiosos conocimientos e inteligencia que se derivan de la capacidad de agregar información.
Gobernanza de datos y cumplimiento de la normativa
Con documentos duplicados, múltiples versiones de los archivos y la imposibilidad de encontrar rápidamente la información necesaria, la gestión de datos puede convertirse en una pesadilla.
M-Files: una solución de gestión de archivos más inteligente
La plataforma inteligente de gestión de datos M-Files ofrece una forma más eficiente y eficaz de almacenar, recuperar, proteger y utilizar documentos y contenidos. En lugar de utilizar una estructura tradicional de carpetas de archivos -que requiere que los trabajadores sepan cómo se nombró un archivo y dónde se almacenó- M-Files emplea un enfoque basado en metadatos que permite a los trabajadores encontrar cualquier documento en cualquier sistema en cuestión de segundos.
M-FilesLa tecnología basada en IA descubre y crea conexiones con todos los documentos e información de todas las plataformas y repositorios. A continuación, M-Files analiza cada archivo y lo etiqueta con metadatos que describen qué es, por qué es importante, a quién pertenece, qué debe hacerse a continuación y otra información relevante. Los metadatos pueden incluir desde nombres de clientes y números de proyecto hasta fechas de vencimiento y estado del flujo de trabajo.
Para encontrar un archivo en un sistema M-Files , los usuarios sólo tienen que introducir unas palabras de descripción en la barra de búsqueda de M-Files y pueden conectarse con los documentos que necesitan en unos pocos clics. También pueden ver fácilmente todos los documentos relacionados con un determinado proyecto, cliente, fecha de entrega o tema. Y como M-Files conecta documentos y contenidos de todos los sistemas empresariales y repositorios de datos, los administradores obtienen una visión completa de los contenidos que facilita la gestión de datos, la gestión de riesgos y la gestión del cumplimiento normativo.
Ventajas para la gestión de archivos
M-Filesde la gestión de archivos ofrece notables ventajas para cualquier empresa.
Búsqueda y recuperación rápidas
Como los documentos de M-Files están etiquetados con metadatos que describen lo que son y lo que contienen, a los trabajadores siempre les resulta fácil encontrar lo que necesitan.
Una visión unificada de los documentos
Además de ofrecer una visión completa de los archivos en todas las plataformas y repositorios, la tecnología basada en IA de M-Filespuede rastrear archivos y sistemas heredados para sacar a la luz, analizar y etiquetar datos críticos para la empresa que, de otro modo, podrían quedar ocultos.
Flujos de trabajo automatizados
M-Files simplifica la gestión de archivos mediante la automatización de los flujos de trabajo documentales. M-Files utiliza los metadatos de un documento para dirigir automáticamente el archivo al siguiente usuario o a la siguiente fase de un flujo de trabajo. M-Files también se comunica con las personas cuando se requiere una acción.
Fácil control de versiones
M-Files mantiene una sola copia definitiva de cada documento, de modo que los trabajadores siempre saben qué versión es la correcta. Los usuarios pueden acceder a cualquier documento a través de un enlace que también pueden compartir con otros.
Gestión de contratos más sencilla
M-Files' puede sustituir el software de gestión de contratos por herramientas que originen automáticamente contratos basados en plantillas y envíen los archivos a las partes adecuadas para su revisión, edición, aprobación y firma.
Cumplimiento simplificado
M-Files automatiza el tratamiento de los documentos y proporciona una pista de auditoría para cada expediente, lo que facilita la adhesión a las políticas de la empresa y el cumplimiento de los marcos normativos.
Mayor seguridad
M-Files protege cada archivo con cifrado de nivel empresarial y controla el acceso a los documentos con permisos dinámicos que garantizan que sólo los usuarios autorizados puedan ver, editar o compartir un archivo.
Agilice la colaboración con M-Files
M-Files facilita la colaboración en documentos. En lugar de enviar archivos de un lado a otro como archivos adjuntos de correo electrónico -lo que rápidamente provoca problemas de control de versiones-, los trabajadores pueden utilizar un enlace para conectarse a la versión definitiva de cualquier archivo. Este mismo enlace se puede utilizar para compartir fácilmente documentos de forma segura con las partes interesadas internas y externas. Los permisos automáticos garantizan que sólo las personas adecuadas tengan acceso al contenido.
Al colaborar en documentos, varios coautores pueden trabajar simultáneamente en el mismo documento, editando, anotando y comentando con herramientas familiares como las aplicaciones de Office Microsoft . Cada cambio en el documento se guarda automáticamente y se crea una nueva versión tras las operaciones de check-out y check-in.
¿Por qué elegir M-Files?
M-Files permite a las principales empresas del mundo dedicadas al trabajo del conocimiento mejorar su rendimiento mediante un uso más eficaz de la información. Tanto si se implanta en la nube, en las instalaciones o como solución híbrida, M-Files facilita la búsqueda de documentos y contenidos, al tiempo que automatiza los procesos críticos para la empresa y mantiene la información protegida y bajo control.
M-Files es una tecnología neutral respecto a los repositorios, que permite una fácil integración con las tecnologías existentes, los archivos heredados y los sistemas empresariales de toda la organización. Los trabajadores pueden seguir utilizando sus herramientas cotidianas favoritas, como Microsoft Teams o Google Workspace , como punto de partida para buscar y utilizar información en M-Files.
Con la tecnología de gestión de archivos de M-Files', los documentos están disponibles en cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que garantiza que los trabajadores remotos y los empleados que trabajan desde casa tengan acceso a la información que necesitan para realizar su trabajo. No es de extrañar que miles de organizaciones de más de 100 países confíen en M-Files para utilizar y gestionar la información de forma más eficaz.
¿Cómo aporta M-Files eficacia a su empresa?
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
