Gestión de archivos
Mejore la gestión de registros con la automatización
Los documentos mercantiles desempeñan un papel importante a la hora de documentar las actividades de una organización. Desde los registros financieros hasta los contratos y la correspondencia, los registros suelen ser información que debe conservarse durante un periodo para satisfacer requisitos legales, financieros, normativos o de política organizativa.
Una gestión eficaz de los archivos garantiza que la información sea fácilmente accesible, esté segura y restringida a los usuarios autorizados. Sin embargo, a medida que el volumen de registros de una organización crece exponencialmente en el actual entorno empresarial basado en los datos, la gestión eficaz de estos registros puede convertirse en un reto importante.
M-Files automatiza la gestión de registros para garantizar la buena gobernanza, simplificar el cumplimiento, aumentar la eficiencia y liberar a los administradores para que puedan dedicarse a tareas de mayor valor añadido.
M-Files ofrece una solución integral de gestión de registros que aporta varias ventajas y capacidades a las organizaciones:
- Mayor eficiencia: Automatice los procesos de gestión de registros, reduciendo las tareas manuales y liberando tiempo para actividades de mayor valor añadido.
- Cumplimiento mejorado: Ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos legales, financieros y normativos detectando y gestionando automáticamente la información confidencial.
- Mayor seguridad: Utiliza cifrado de nivel empresarial y permisos dinámicos para garantizar que sólo los usuarios autorizados puedan acceder, editar o compartir registros.
- Flujos de trabajo racionalizados: Automatiza los flujos de trabajo de documentos, garantizando que los registros se gestionen de forma coherente y eficiente.
- Mejor accesibilidad: Proporciona una vista de 360° de los registros, lo que facilita la búsqueda y el acceso a los documentos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
Capacidades
- Supervisión automatizada: Supervisa las infracciones o los cambios no autorizados en los registros y genera informes de rendimiento.
- Etiquetado de metadatos: Utiliza la IA para sugerir propiedades de metadatos, facilitando la búsqueda y organización de documentos.
- Detección de duplicados: Identifica y marca los documentos duplicados para evitar redundancias.
- Gestión del ciclo de vida: Automatiza el ciclo de vida de los registros desde su creación hasta su eliminación, incluido el marcado de elementos para su eliminación.
- Integración: Se conecta con varias plataformas y repositorios empresariales, lo que permite que los registros permanezcan en sus sistemas originales mientras se gestionan de forma centralizada.
M-FilesLa plataforma inteligente de gestión de la información ' garantiza que los registros estén seguros, sean fácilmente accesibles y se gestionen de forma eficiente, ayudando a las organizaciones a mejorar la productividad y el cumplimiento de las normativas.
Cómo la automatización puede simplificar la gestión de archivos
Mediante la automatización de la gestión de registros con una solución como M-Files, las empresas pueden alcanzar varios objetivos críticos.
Detección de PII
Los archivos que contienen información de identificación personal están sujetos a numerosos requisitos legales y normativos. Al rastrear automáticamente todos los repositorios y carpetas heredadas, M-Files puede identificar y marcar los documentos que contienen información confidencial, lo que ayuda a mejorar el cumplimiento y reducir los riesgos.
Vigilancia de actividades inusuales
M-Files puede supervisar automáticamente las infracciones o los cambios no autorizados en un registro. M-Files también protege los registros con reglas de permisos personalizadas que facilitan la prevención de posibles infracciones.
Control del rendimiento
M-Files puede automatizar el seguimiento y la generación de informes de las actividades de gestión de expedientes a lo largo del ciclo de vida de los documentos. Los informes pueden generarse automáticamente para detallar qué registros se han eliminado y en qué punto del ciclo de vida de los documentos se encuentran los demás.
Búsqueda y eliminación de contenidos innecesarios
M-Files puede ayudar a eliminar datos triviales detectando qué información es importante y cuál no. M-Files también puede detectar y notificar a los usuarios cuando un documento que está a punto de añadirse a un sistema informático es un duplicado de algo que ya está almacenado.
Eliminar archivos innecesarios
M-Files puede marcar elementos para su eliminación para que se revisen manualmente o eliminar registros automáticamente basándose en un flujo de trabajo de ciclo de vida predefinido.
Etiquetado de archivos con metadatos
M-FilesLa tecnología basada en IA puede analizar documentos y sugerir propiedades de metadatos, lo que facilita la búsqueda y organización de archivos.
Afrontar los retos de la gestión de registros
Descubra cómo las organizaciones pueden centralizar los registros
M-Files: gestión inteligente de la información
M-Files ofrece una solución que resuelve todos los retos de la gestión de archivos en empresas y organismos públicos. M-Files ayuda a las empresas a establecer conexiones inteligentes en toda la empresa y a automatizar procesos críticos, manteniendo al mismo tiempo la información segura y controlada.
M-FilesEl sistema basado en IA conecta todos los documentos e información de todas las plataformas empresariales y repositorios de la organización, y los analiza para situarlos en su contexto. Con M-Files, no es necesario migrar los registros a un repositorio central. En su lugar, pueden seguir viviendo en cualquier sistema en el que se crearon o almacenaron originalmente: carpetas de red, SharePoint, sistemas ECM, plataformas CRM , servicios de intercambio de archivos y otras plataformas y aplicaciones empresariales.
Para facilitar la visualización y búsqueda de contenidos en estos sistemas dispares, M-Files organiza los registros en función de "qué" son y no de "dónde" están almacenados. M-Files etiqueta cada documento con metadatos que identifican cualquier información relevante sobre él. Los metadatos pueden incluir información sobre el tipo de documento, el autor y el cliente o proyecto al que se refiere. También pueden incluir fechas, números de factura y otros datos identificativos, así como detalles del flujo de trabajo en el que se inscribe el documento.
Además de facilitar la búsqueda y el almacenamiento rápido de documentos, M-Files automatiza muchos aspectos del trabajo con documentos para mejorar la eficacia, la precisión y la seguridad de la gestión de documentos.
M-Files Beneficios
M-Files ofrece importantes ventajas a los administradores que supervisan la gestión de archivos.
Los registros son más fáciles de encontrar
Con M-Files, los administradores tienen una visión de 360° de los registros y contenidos y pueden encontrar fácilmente cualquier documento, independientemente de dónde resida dentro de un entorno de TI.
Se acabaron los duplicados y las versiones múltiples
M-Files mantiene sólo una copia definitiva de cada documento, a la que los usuarios pueden acceder mediante un enlace. Este enfoque elimina la necesidad de que los usuarios almacenen documentos duplicados en sus unidades o dispositivos personales y evita los problemas de versiones que se producen cuando los usuarios envían archivos adjuntos por correo electrónico de un lado a otro.
Acceda a cualquier archivo, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo
Con M-Files, los registros están siempre a disposición de los usuarios autorizados a través del cliente de escritorio, web o móvil M-Files . Los empleados que estén fuera de la oficina o trabajen a distancia siempre tendrán acceso a los registros que necesiten para realizar su trabajo.
Racionalizar el cumplimiento
Al automatizar los flujos de trabajo documentales y proporcionar una pista de auditoría completa del acceso y los cambios en los documentos, M-Files simplifica significativamente la tarea de gestionar la gobernanza de los datos y el cumplimiento de las políticas y normativas.
Conectar todos los datos
M-Files facilita la conexión de datos en sistemas y silos dispares. M-Files puede incluso rastrear sistemas y archivos heredados para encontrar y sacar a la superficie documentos importantes.
Mantener los registros seguros y protegidos
M-FilesEl sistema inteligente de gestión de datos protege los registros con cifrado de nivel empresarial y utiliza permisos dinámicos para garantizar que sólo las personas adecuadas puedan ver, editar y compartir la información.
Agilice los flujos de trabajo con la automatización
M-Files M-Files utiliza los metadatos de un registro para guiar el archivo a través de cada paso de un flujo de trabajo, dirigiéndolo automáticamente a las personas adecuadas en el momento oportuno y realizando un seguimiento con recordatorios sobre las tareas que deben completarse. Los metadatos del documento se actualizan automáticamente a medida que avanza por cada etapa del flujo de trabajo, y se pueden emitir alertas para los administradores cuando haya problemas o posibles cuellos de botella que deban resolverse.
M-FilesLa automatización de los flujos de trabajo ayuda a garantizar que los procesos se ejecutan siempre con precisión y que los documentos se gestionan de forma coherente con la política de la empresa y los requisitos normativos. M-Files puede incluso sustituir a soluciones puntuales, como el software de gestión de contratos, automatizando la creación, revisión, aprobación y firma de contratos.
¿Cómo aporta M-Files eficacia a su empresa?
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files . Rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce, para gestionar tus documentos.
Colaboración sencilla
Comparta contenidos de forma segura y sea coautor de documentos simultáneamente, trabaje donde trabaje.
Racionalización del trabajo diario
Deje que M-Files le sugiera etiquetas para sus documentos y añada flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
Por qué elegir M-Files para la gestión de archivos
Miles de organizaciones de más de 100 países confían en M-Files para una gestión eficiente y eficaz de registros, documentos e información. M-Files ofrece las ventajas de una gestión de registros inteligente y automatizada desde el principio, sin los gastos y riesgos de una larga migración de datos.
M-Files es una plataforma de gestión de datos empresariales altamente adaptable que puede personalizarse para diversos casos de uso. Con integraciones y API estándar, M-Files se integra a la perfección con las tecnologías existentes. Los empleados pueden aprovechar las potentes funciones de M-Filesdirectamente en sus herramientas cotidianas, como Microsoft Teams, Office 365, Google Workspace y Salesforce.
Tanto si se implanta en la nube, en las instalaciones o como solución híbrida, M-Files ofrece una amplia gama de funciones y capacidades. Admite desde sistemas básicos de gestión de documentos y registros electrónicos (EDRMS) hasta soluciones avanzadas de automatización de flujos de trabajo, lo que ayuda a las empresas a maximizar el valor de su información y sus registros.
Vea M-Files en acción
Ver para creer. Programe una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones incorporadas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
