Aviso de confidencialidad del Canal de Denuncias
Última actualización: 26.3.2024
Su privacidad es importante para nosotros. Este aviso de privacidad explica qué datos personales trata M-Files , cómo los trata M-Files y con qué fines en relación con el Canal de Denuncias del Grupo M-Files , que se ha implementado de conformidad con la Directiva (UE) 2019/1937, relativa a la protección de las personas que denuncian infracciones del Derecho de la Unión ("Directiva de Denuncias") y su legislación nacional de aplicación.
Las referencias al canal de denuncia de irregularidades y a los procesos de denuncia de irregularidades incluyen el canal de denuncia de irregularidades implantado por el Grupo M-Files y cualquier informe presentado en el mismo, así como los procesos y las investigaciones resultantes.
1. Controlador(es)
M-Files Oy (principal responsable)
Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Finlandia33100 Tampere, Finlandia
y las empresas de nuestro grupo
(en adelante "nosotros" o "M-Files")
La infraestructura del Canal de Denuncias es proporcionada por M-Files Oy para uso de todo el Grupo M-Files . Cuando un proceso de denuncia de irregularidades se refiera a empleados u otros interesados de una entidad M-Files distinta de M-Files Oy, el tratamiento de los datos personales en el contexto de dicho proceso de denuncia de irregularidades será controlado conjuntamente por M-Files Oy y la otra entidad o entidades M-Files en cuestión. Los derechos y obligaciones de las entidades del Grupo se han acordado y documentado en M-Files Intra-Group Master Data Transfer Agreement.
2. Información de contacto para cuestiones de privacidad
Responsable de protección de datos:
M-Files Oy
Hermia 12
Hermiankatu 1 B
33720 Tampere, Finlandia
3. ¿Cuál es la finalidad y la base jurídica del tratamiento de datos personales?
La finalidad del tratamiento de los datos personales es la creación y mantenimiento del Canal de Denuncias M-Files' y la recepción, investigación y resolución de las infracciones u otros asuntos comunicados a través del canal de denuncias de conformidad con las políticas internas de M-Files' y los requisitos de la Directiva de Denuncias y la legislación nacional de aplicación.
La base del tratamiento de los datos personales es el cumplimiento de nuestra obligación legal, es decir, el cumplimiento de las obligaciones y requisitos establecidos en la legislación nacional de aplicación de la Directiva sobre la denuncia de irregularidades.
4. ¿Qué datos tratamos?
Utilizar el canal de denuncias para presentar una denuncia no requiere facilitar ningún dato personal. Cuando utiliza el canal de denuncia, se le asignan un identificador de caso y una contraseña únicos, que no pueden utilizarse para identificarle. El canal de denuncia está diseñado para que pueda utilizarse de forma totalmente anónima.
No obstante, en caso de que una persona que presente una denuncia en el canal de denuncia de irregularidades incluya en la denuncia datos personales que le conciernan a ella misma o a otra persona, por ejemplo, una persona presuntamente responsable de una infracción, dichos datos personales se tratarán de conformidad con el presente Aviso de Privacidad. Cuando se identifiquen datos personales manifiestamente innecesarios o incorrectos en una denuncia o en un expediente, dichos datos personales serán eliminados sin demora indebida por las personas autorizadas a acceder a la denuncia o al expediente en cuestión, de conformidad con las políticas internas aplicables de M-Files. Así, los datos personales tratados en relación con el canal de denuncia de irregularidades podrían incluir, sin limitación, por ejemplo:
- Identidad de la persona que presenta la denuncia
- Identidad del presunto infractor
- Identidad de la persona relacionada con la presunta infracción
- Información relativa a la presunta infracción
- Cualquier otro dato personal facilitado en el canal de denuncias
5. ¿De dónde recibimos los datos?
Los datos personales tratados en relación con el canal de denuncia se reciben, por defecto, de la denuncia realizada por la persona que utiliza el canal de denuncia. El canal de denuncia puede utilizarse de forma anónima, pero, a su elección, puede facilitar información que le identifique en la denuncia. Además, los datos personales que le conciernen pueden ser objeto de tratamiento si otra persona ha identificado o indicado de otro modo información relativa a usted en una denuncia realizada por ella.
Cuando proceda, podrá utilizarse información de otras fuentes, según corresponda, para verificar la exactitud de las denuncias de irregularidades y, cuando una denuncia de este tipo dé lugar a una investigación, podrán recopilarse y tratarse datos personales adicionales en relación con la investigación. Dichos datos personales podrán recogerse de fuentes de acceso público o basarse en información recibida de las autoridades o de terceros, dentro de los límites de las leyes y reglamentos aplicables.
6. ¿A quién revelamos los datos y los transferimos fuera de la UE o del EEE?
No revelamos sus datos personales procesados en relación con el canal de denuncia de irregularidades a partes externas, excepto que los procesos de denuncia de irregularidades en curso y los datos personales asociados pueden ser revelados a nuestras subsidiarias y filiales, o a un propietario, copropietario u operador posterior de los Servicios y sus asesores en relación con una fusión corporativa, consolidación, reestructuración, la venta de sustancialmente todas nuestras acciones y/o activos, o en relación con procedimientos de quiebra, u otra reorganización corporativa.
Utilizamos subcontratistas para proporcionar el canal de denuncia de irregularidades. Los subcontratistas se utilizan para proporcionar la plataforma de denuncia de irregularidades y otros servicios necesarios para cumplir los requisitos de la Directiva sobre denuncia de irregularidades y su legislación nacional de aplicación. Todos los subcontratistas están sujetos a acuerdos adecuados de tratamiento de datos y confidencialidad, y sólo tratan datos personales en la medida necesaria para cumplir los fines establecidos en el presente Aviso de Privacidad.
Sus datos personales también pueden ser divulgados entre las entidades del Grupo M-Files , dependiendo de qué empleados de qué entidades legales realicen un informe, se indiquen en un informe o sean responsables de recibir y gestionar el informe y los procedimientos asociados de acuerdo con las políticas internas de M-Files'.
Cuando un empleado de M-Files o una entidad de fuera de la UE o del EEE se indique en una denuncia de irregularidades o se designe a un empleado de fuera de la UE o del EEE como responsable de gestionar la denuncia y los procedimientos asociados, cualquier dato personal contenido en una denuncia podrá tratarse fuera de la UE o del EEE. Cuando los datos personales se procesan fuera de la UE/EEE, nos aseguramos de que cualquier transferencia esté cubierta por las cláusulas contractuales tipo de la Comisión de la UE o por otra salvaguardia adecuada, tal como se describe en el artículo 46 del RGPD.
7. ¿Cómo protegemos los datos y cuánto tiempo los almacenamos?
Sólo aquellos de nuestros empleados a los que, debido a la naturaleza de su trabajo, se les haya asignado la responsabilidad de supervisar los casos de denuncia de irregularidades, tienen derecho a utilizar el sistema y acceder a los expedientes de los casos que contengan datos personales relacionados con el proceso de denuncia de irregularidades, y sólo en la medida en que se haya determinado que el caso de denuncia de irregularidades en cuestión entra dentro de su responsabilidad específica en virtud de las políticas internas de M-Files. Cada usuario dispone de un nombre de usuario y una contraseña personales para acceder a los sistemas utilizados en el tratamiento de datos personales. Los datos se almacenan en sistemas protegidos por cortafuegos, contraseñas y otras medidas técnicas. Salvo en situaciones en las que una denuncia pueda dar lugar a medidas adicionales (por ejemplo, una investigación penal), todos los datos personales se procesarán exclusivamente mediante dichos sistemas y no se almacenarán ni transferirán a ningún otro lugar, salvo que los empleados responsables accedan a los datos de los sistemas para gestionar sus responsabilidades designadas.
Los datos personales que recopilamos se conservan durante el periodo necesario para cumplir los fines descritos en el presente Aviso de Privacidad, a menos que la ley exija un periodo de conservación más largo, o que nosotros lo exijamos para proteger nuestros derechos legales. Todos los datos personales se suprimirán una vez resuelto definitivamente el proceso de denuncia en cuestión, a menos que sean necesarias otras medidas, como una investigación penal, que requieran el tratamiento ulterior de los datos y se deriven del proceso de denuncia.
Estimamos periódicamente la necesidad de almacenar los datos, teniendo en cuenta la legislación aplicable. Además, tomamos las medidas razonables para garantizar que no se almacenen datos personales incompatibles, obsoletos o inexactos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento. Corregimos o borramos dichos datos sin demora.
8. ¿Cuáles son sus derechos como interesado?
Tiene derecho a inspeccionar los datos personales almacenados que le conciernan y derecho a solicitar la rectificación o supresión de los datos inexactos, obsoletos, innecesarios e ilícitos. Tiene derecho a solicitar la rectificación de los datos que le conciernan y que sean objeto de tratamiento en la medida en que sean inexactos, obsoletos, innecesarios o ilícitos. Cuando impugne la exactitud u otros aspectos de los datos, también tiene derecho a solicitar la restricción del tratamiento de sus datos hasta que se tome una decisión sobre la rectificación de los mismos (es decir, hasta que se verifique si los datos son inexactos, obsoletos, innecesarios o ilícitos con respecto al proceso de denuncia de irregularidades en cuestión).
Por motivos relacionados con su situación particular, también tiene derecho a solicitar la supresión de sus datos.
Para garantizar la integridad de los procesos de denuncia de irregularidades, es decir, para cumplir la Directiva sobre denuncias de irregularidades y la legislación nacional de aplicación, puede ser necesario limitar la medida en que usted, como interesado, puede ejercer sus derechos con respecto a sus datos personales tratados en el canal de denuncia de irregularidades. Cuando se produzcan situaciones en las que sea necesario limitar sus derechos, se consultará al responsable de protección de datos de M-Files para llevar a cabo una evaluación caso por caso, teniendo en cuenta tanto sus derechos como las obligaciones legales de M-Files, antes de tomar una decisión definitiva sobre si se satisface o no su solicitud.
También tiene siempre derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control.
9. Privacidad de los niños
Nuestros servicios no están dirigidos a los niños y no tenemos intención de recopilar datos personales de niños en relación con el canal de denuncias. Le rogamos que no utilice los servicios y que no nos facilite ninguna información sobre usted si es menor de edad, definida en su jurisdicción, y requiere el consentimiento o la autorización de los padres para el tratamiento de datos personales.
10. ¿Con quién puede ponerse en contacto?
Todos los contactos y solicitudes relativos a este Aviso de Privacidad deben presentarse por escrito a la dirección mencionada en la sección dos (2) "Información de contacto para asuntos de privacidad".