Les personnes chargées de rédiger des contrats savent qu'il est frustrant de perdre du temps à obtenir toutes les informations nécessaires avant de rédiger un contrat. Les cabinets d'avocats et les juristes d'entreprise ont tous deux des clients qui ont besoin de contrats, qu'il s'agisse de clients du cabinet d'avocats ou d'entreprises qui font appel au service juridique de la société pour leurs besoins en matière de contrats.

Recueillir des informations auprès des clients

Il y a de fortes chances pour que vous utilisiez un formulaire Word que vous envoyez en espérant que le client vous donne tout ce dont vous avez besoin. Non seulement tout doit être rempli, mais tout ce que le client a ajouté doit être correct. Si vous devez revenir vers lui pour obtenir des informations supplémentaires ou correctes, tout le monde perd du temps (et de l'argent) qui aurait pu être consacré à d'autres tâches juridiques.
Il est juste de dire que cette approche de la collecte d'informations est inefficace. Même si vous obtenez tout ce dont vous avez besoin de la part du client lorsque vous demandez les informations, il y aura toujours une double saisie, car les informations reçues devront être réécrites dans le contrat que vous êtes en train de créer.

Comment M-Files Ment peut aider

Heureusement, la méthode du "document Word" pour recueillir des informations est en voie de disparition. Il existe une meilleure façon de procéder, qui permet au client d'ajouter des informations dans un formulaire électronique, qui sont ensuite ajoutées directement et automatiquement dans un projet de contrat. En d'autres termes, vous pouvez générer des documents directement à partir des données fournies par le client, tout en gardant un contrôle total sur la version qui sera envoyée grâce à M-Files Ment 's client-facing Link.

Rationalisation du processus

Lorsque vous envoyez des liens à vos clients, votre processus peut ressembler à ceci :

1. L'avocat doit rédiger un contrat et demande des informations au client.
2. L'avocat ouvre M-Files Ment et crée un lien vers le questionnaire destiné au client - il peut s'agir d'un sous-ensemble de toutes les questions à poser pour créer le contrat, mais seulement de celles auxquelles le client doit répondre.
3. L'avocat envoie le lien au client par courrier électronique.
4. Le client ouvre le lien et remplit les questions dans un formulaire électronique optimisé pour les téléphones portables, puis le renvoie à l'avocat.
5. L'avocat est informé que les réponses ont été remplies par le client et peut alors examiner les réponses du client et ajouter toute autre information dans le questionnaire si nécessaire.
6. L'avocat soumet le questionnaire et crée la première version du contrat. C'est simple !

Principaux avantages

Link offre les avantages suivants :

1. Le client remplit les informations demandées par voie électronique directement dans le questionnaire M-Files Ment , ce qui permet à l'avocat d'examiner ses réponses et d'ajouter ce dont il a besoin pour rédiger le contrat facilement et sans double saisie.
2. Les champs du questionnaire envoyé au client peuvent être limités aux seules informations que vous souhaitez qu'il remplisse et peuvent également inclure des conseils, ce qui permet de passer moins de temps à demander aux clients de modifier ou d'ajouter des informations.
3. Le temps de rédaction du contrat est réduit - une fois que le client a rempli son questionnaire, l'avocat devrait disposer de tout ce dont il a besoin pour créer un premier projet de contrat, ce qui rationalise le processus global.
4. Ce dernier avantage ne doit pas être sous-estimé. Mettez-vous à la place de votre client : Voudra-t-il télécharger une pièce jointe, la renommer, la remplir, l'enregistrer et la renvoyer à notre époque ? Probablement pas. Il est beaucoup plus simple d'envoyer aux clients un lien qui leur permet de remplir facilement le questionnaire et de l'envoyer. Cela leur facilitera la vie et ils l'apprécieront.

En savoir plus

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