De som har i oppgave å utarbeide kontrakter, erkjenner frustrasjonen ved å kaste bort tid på å få all nødvendig informasjon før de utarbeider en kontrakt. Både advokatfirmaer og interne rådgivere har klienter som trenger kontrakter – kunder av advokatfirmaet eller de i virksomheter som er avhengige av selskapets juridiske avdeling for deres kontraktsbehov.

Tar informasjon fra kunder

Sjansene er store, hvis du er i denne båten, kan det hende du bruker et Word-dokumentskjema som du sender ut og håper klienten gir deg alt du trenger. Ikke bare må alt fylles ut, men også alt klienten har lagt til må være korrekt. Hvis du trenger å gå tilbake til dem for å få mer eller korrekt informasjon, kaster alle bort mer tid (og penger) som kunne vært brukt på annet juridisk arbeid.
Det er rimelig å si at denne tilnærmingen til å samle informasjon er ineffektiv. Selv om du får alt du trenger fra klienten når du ber om informasjonen, vil det fortsatt være noe dobbelttasting ettersom informasjonen du mottar, må skrives inn på nytt i kontrakten du oppretter.

Hvordan M-Files Ment kan hjelpe

Heldigvis er "Word-dokument"-måten for å samle informasjon på på vei ut. Det er en bedre måte å gjøre det på – en måte som lar klienten legge til informasjon i et elektronisk skjema som deretter automatisk blir lagt rett inn i en kontrakt. Med andre ord kan du generere dokumenter direkte fra klientinndata, og fortsatt ha full kontroll over versjonen som faktisk går ut med M-Files Ment sin klientvendte Link.

Effektivisering av prosessen

Når du sender lenker til kundene dine, kan prosessen se mer slik ut:

1. Advokaten må utarbeide en kontrakt og krever opplysninger fra klienten.
2. Advokaten åpner opp M-Files Ment og oppretter en kobling til det klientvendte spørreskjemaet – dette kan være en undergruppe av alle spørsmålene som må stilles for å opprette kontrakten, bare de som klienten trenger å svare på.
3. Advokaten sender lenken til klienten på e-post.
4. Klienten åpner Lenken og fyller ut spørsmålene i et mobiloptimalisert, elektronisk skjema og sender det tilbake til advokaten.
5. Advokaten får beskjed om at svar er fylt ut av klienten og kan deretter gjennomgå klientens svar og også legge til annen informasjon i spørreskjemaet etter behov.
6. Advokaten sender inn spørreskjemaet og lager det første utkastet til kontrakten. Enkel!

Viktige fordeler

Link tilbyr følgende fordeler:

1. Klienten fyller ut den forespurte informasjonen elektronisk rett inn i M-Files Ment spørreskjema, som lar advokaten gjennomgå svarene sine og legge til det de trenger for å utarbeide kontrakten enkelt og uten dobbelttasting.
2. Feltene i spørreskjemaet som sendes til klienten kan begrenses til kun inndata du vil at de skal fylle ut og kan også inkludere veiledning – noe som betyr mindre tid brukt på å be klienter om å endre eller legge til informasjon.
3. Kontraktsutformingstiden reduseres – når klienten har fylt ut spørreskjemaet, bør advokaten ha alt de trenger for å lage et første utkast til kontrakt, og effektivisere den generelle prosessen.
4. Denne endelige fordelen kan ikke undervurderes. Sett deg selv i kundens sko: Skal de laste ned et vedlegg, gi det nytt navn, fylle det ut, lagre det og sende det tilbake i dag og alder? Sannsynligvis ikke. Det er mye enklere å sende kundene en lenke som lar dem enkelt fylle ut spørreskjemaet og sende det. Det vil gjøre livene deres enklere, og de vil sette pris på det.

Oppdag mer

Se M-⁠Files Ment i aksjon. Kontakt oss i dag for å lære om de forskjellige plattformfunksjonene og hvordan de kan være til nytte for deg.