Eftersom globala störningar fortsätter att skapa rubriker är det aldrig en dålig idé att lära sig hur man maximerar effektiviteten i alla sina affärsprocesser, inklusive dokumentautomation. Här följer några tips om hur du förbereder dig för och får ut mesta möjliga av dokumentautomatisering, och i förlängningen av de effektivitetsvinster som kan uppnås genom den.

Se till att dina mallar är uppdaterade

När människor tänker på dokumentautomatisering tänker de förmodligen på det direktgenererade dokument som visas som ett resultat av några tangenttryckningar och klick genom ett frågeformulär. Vad de förmodligen inte tänker på är hur det kommer till den punkten. Det finns tyvärr en del mindre spännande saker som måste göras för att förbereda sig för det, bland annat uppdatering av mallar.

Detta kommer sannolikt att omfatta ändringar av ordalydelsen baserat på marknadsstandarder, ändringar av regelverk eller lagändringar som har skett sedan den senaste uppdateringen. Det kommer sannolikt också att omfatta korrekturläsning, formateringsändringar och att skapa enhetlighet i alla mallar. Automatisering fungerar enligt principen "sopor in, sopor ut". Så oavsett vilken mall som används måste den vara korrekt eftersom du kommer att reproducera från samma mall många gånger. Det där uppenbara stavfelet kommer att reproduceras många gånger om om det automatiseras.

Konsolidera där så är möjligt

Det är troligt att du under årens lopp har skapat ett antal varianter av en viss avtalsmall - en för alla tillfällen. Den kommer att ha en mycket likartad ordalydelse men kommer att ha en mer fokuserad ordalydelse för en viss typ av klient, sektor eller klienttyp. När du ser över dina mallar kanske du vill överväga om någon av dessa variationer inte längre behövs och om du kan konsolidera någon av mallarna som en förberedelse för automatisering. Dessa förfinade mallar kommer sedan att användas senare som grund för dina automatiserade mallar.

Överväg vem som ska utarbeta utkast efter implementeringen

På en advokatbyrå, till exempel, är svaret förmodligen en advokat. Vi skulle vilja säga att så inte alltid är fallet. Det finns två sätt som dokumentautomation kan hjälpa en viss affärsjuridisk funktion eller advokatbyrå. Det första är att seniora jurister kan ge juniora jurister möjligheten att skapa första utkast till avtal, vilket frigör dem från att skriva utkast och även minskar den tid som krävs för godkännande.
Det andra sättet är mer relevant för företag än för advokatbyråer. Företagsjurister kan ge tillgång till mallar så att företagsanvändare själva kan skapa dokument. Hur mycket en juridisk avdelning litar på sina affärsanvändare kan bero på om de får dokumentet i slutet av processen eller om det måste passera genom Legal för godkännande.

Övervägandet här omger processen för att utarbeta juridiska dokument och huruvida effektivitetsvinster kan göras eller uppnås här genom att låta andra utarbeta med hjälp av teknik. Ur ledningens perspektiv kan det möjliggöra större kapacitet inom teamet.

Fundera över hur människor kommer att behöva förändras

Att implementera dokumentautomation är ett projekt som kommer att kräva en del förändringar inom ditt företag eller din advokatbyrå. Om du inte hade det tidigare kommer förändringen att vara att de anställda går över från manuella utkast till automatiserade utkast. För dem som redan använder dokumentautomation är förändringen att få människor att lära sig att använda en ny applikation.

I alla organisationer finns det olika typer av användare - från de som är ivriga att börja använda en ny programvara till de som är helt ovilliga att förändras. Det är bäst att ha en plan för hur du ska övertyga människor om att gå över till ett nytt dokumentautomatiseringsverktyg. Hur ska du få dem som är motståndare till förändring att ta till sig det nya verktyget? Hur ska du se till att folk tar till sig och använder verktyget?

Plattformar för dokumentautomatisering som M-Files Ment erbjuder överlägsen, kundorienterad funktionalitet som gör det enklare att fånga in data och som gör det möjligt att erbjuda mallar på abonnemang. Den här typen av funktionalitet kräver en förändring av den etablerade processen eller sättet att göra saker på, och är därför ytterligare ett exempel på en situation där det krävs en förändringsplan för att maximera potentialen fullt ut.

Tänk igenom dina krav

Nu när du har försäkrat dig om att dina mallar är så redo som möjligt för automatisering - och att du har beaktat några av de mänskliga och processmässiga aspekterna av implementeringen - är nästa steg att fastställa dina krav på dokumentautomatisering. Hur kan dokumentautomation i slutändan optimera de effektivitetsvinster som du har gjort med människor och processer?

Du kanske också vill fundera över integrationskraven. Om du under din genomgång av processer såg att anställda tog information från en applikation och skrev in den på nytt i en annan, kanske du vill undvika det i framtiden med hjälp av integrationer. Exempel på detta är integrationer med CRM, dokumenthanteringssystem, SSO och applikationer för e-signering.

Vad händer härnäst?

När du är klar med förberedelserna är du redo att ge dig ut på marknaden och se hur dokumentautomationsföretagen står sig mot dina krav. Ha dessa i åtanke när du går igenom demos. Se till att du jämför varje demo med dina krav och med kostnaden. Fundera också på vem som ska implementera och vem som ska underhålla systemet - och bedöm kostnaderna för det också.

Upptäck mer

Se M-Files Ment i aktion. Kontakta oss idag för att lära dig mer om de olika plattformarna och hur de kan vara till nytta för dig.