Wie lange dauert es eigentlich, ein Dokument zu finden?

Verfolgen wir den zeitlichen Verlauf der Antworten in den letzten zwanzig Jahren...

2001

IDC berichtet, dass Mitarbeiter, die Dokumente für ein Unternehmen verwalten, erstellen oder bearbeiten, bis zu 2,5 Stunden pro Tag mit der Suche nach den benötigten Informationen verbringen.

2003

IDC veröffentlichte Moving Beyond Search: Advanced Data Gathering in the Enterprise (Erweiterte Datenerfassung im Unternehmen) veröffentlicht, die den Kommentar enthält:

"Fast 70 % der Befragten (Wissensarbeiter) in der Suchumfrage der KMWorld-Konferenz von IDC gaben an, dass sie fünf oder mehr Stunden pro Woche mit der Online-Informationssuche verbringen, wobei 16 % angaben, dass sie 12 Stunden pro Woche oder mehr mit der Suche verbringen."

2011

IDC veröffentlicht "Managed Print and Document Services for Controlling Today's and Tomorrow's Information Costs":

"IDC-Umfragen haben ergeben, dass die Zeit, die für die Suche nach Informationen aufgewendet wird, im Durchschnitt 8,8 Stunden pro Woche beträgt.

2012

McKinsey berichtet, dass Angestellte jeden Tag 1,8 Stunden mit der Suche und dem Sammeln von Informationen verbringen.

Laut IDCs Information Worker Survey verbringen Arbeitnehmer 5 Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten. (Siehe Diagramm.)

2013

Gartner besagt, dass Berufstätige 50 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen und im Durchschnitt 18 Minuten pro Dokument benötigen.

Also, was wissen wir?

Es scheint, dass die Zeit, die man braucht, um Informationen zu finden, in den letzten Jahrzehnten abgenommen hat. Das stimmt. Im Jahr 2001 waren wir nicht annähernd so technikaffin, wie wir es heute sind. Es ist erwähnenswert, dass die oben genannten Statistiken in ihrer Methodik nicht annähernd homogen sind, ein Punkt, den Martin White in seinem LinkedIn Pulse Artikel sehr treffend beschreibt "Time spent searching" - eine Chronologie des Mythos und einige aktuelle Untersuchungen.

Aber trotzdem...

Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass ich früher viel Zeit mit der Suche nach Informationen verbracht habe, bevor ich M-Files kennenlernte. Ob es nun 2,5 Stunden pro Tag oder 18 Minuten pro Dokument waren, ist irrelevant, denn ich kann Ihnen sagen, dass es viel mehr Zeit war, als nötig gewesen wäre, zwischen meinen Laptop-Ordnern, Salesforce und anderen Systemen hin und her zu wechseln, um die richtige Version zu finden.

Gehen wir einmal davon aus, dass die Suche nach einem Dokument weniger als die 18 Minuten gedauert hat, die Gartner angibt. Nehmen wir an, weniger als 15 Minuten... weniger als 12... weniger als 10. Sagen wir einfach, dass es im Durchschnitt 8 Minuten dauert, ein Dokument zu finden.

Ich kann Ihnen mit Nachdruck und unmissverständlich sagen...

Mit Hilfe von M-Files brauche ich jetzt nur noch 15 Sekunden, um eine Information zu finden, die ich brauche - höchstens 30 Sekunden, wenn sie in den Suchergebnissen etwas weiter unten steht.

Das ist weit entfernt von 8 Minuten oder gar 5 Minuten. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie für produktiveres Arbeiten zurückgewinnen könnten, wenn buchstäblich jedes Dokument, das Sie benötigen - von Ihnen oder jemand anderem, für dieses Projekt oder diesen Kunden erstellt - mit nur wenigen Klicks an einem Ort verfügbar wäre.

Die Macht der föderierten Suche und Google-ähnliche Ergebnisse

Wie wir bereits erwähnt haben, beschreibt die föderierte Suche eine Suchtechnologie, die mehrere Quellen gleichzeitig nach Informationen durchsuchen kann. Eine der überzeugendsten Funktionen von M-Filesist wohl die Ermöglichung einer echten föderierten Suche.

Verbindung zu allen Systemen und Ecken und Winkeln, in denen Informationen versteckt sind

M-Files Tresore sind selbst ein Repository, in dem Benutzer Dateien, Dokumente und andere Informationen speichern können.

Aber M-Files lässt sich auch mit bestehenden Systemen verbinden, um Informationen unabhängig von ihrem Speicherort zu präsentieren. Stellen Sie sich eine Welt vor, in der es keine Rolle spielt, ob sich die benötigten Informationen in Ihrem CRM, SharePoint, ERP, Netzwerkordnern oder wo auch immer befinden. Das bedeutet, dass Sie M-Files einsetzen können, ohne die bestehenden Systeme zu stören, die bestimmte Geschäftsbereiche oder Abteilungen bevorzugen. Sie können eine übergreifende, skalierbare Informationsmanagement-Strategie einführen, ohne eine massive Datenmigration durchführen zu müssen.

Ein einziges Schlüsselwort reicht aus, um Informationen zu finden

Geben Sie einfach ein Stichwort ein und finden Sie, was Sie brauchen. Lassen Sie uns darüber sprechen.

Metadaten. Sie bilden die Grundlage für die gesamte intelligente Informationsmanagement-Plattform M-Files . Sie ermöglichen es Ihnen, mit nur einem Schlüsselwort zu finden, was Sie brauchen. Sie entkoppeln Geschäftsinformationen effektiv vom Speicherort der Datei und legen den Schwerpunkt auf den Inhalt der Datei.

Wenn eine Datei gespeichert wird, werden die Benutzer aufgefordert, wichtige Informationen auf der Metadatenkarte einzugeben - Daten, Personen, Art des Dokuments, Schlüsselwörter. Künstliche Intelligenz kann sogar dabei helfen, dies für Sie zu tun.

Das Ergebnis ist einfach und doch tiefgreifend: Die Dateien sind superleicht zu finden.

Google-ähnliche Ergebnisse

Die Suche nach Informationen bei Google ist für uns selbstverständlich. Geben Sie ein Wort oder einen Satz ein und bumm... Seite um Seite mit Ergebnissen. Die Ergebnisse werden nach Relevanz sortiert und können leicht nach Datum, Website und anderen Parametern gefiltert werden.

Stellen Sie sich vor, Sie hätten die gleiche Erfahrung bei der Suche nach Geschäftsinformationen - Sie geben einfach ein Stichwort ein (und einen oder zwei Filter, wenn Sie wollen), und das System zeigt ein Suchfenster mit den relevantesten Ergebnissen ganz oben an.

Genau das geschieht in M-Files. Auch hier gilt: Egal, wo Ihre Informationen gespeichert sind, M-Files durchsucht Ihr gesamtes Informations-Ökosystem, um die relevantesten Suchergebnisse zu präsentieren.

Unter uns gesagt: M-Files hat eine Menge unglaublicher Funktionen, die Ihren Betrieb in eine gut geölte Maschine verwandeln. Aber wenn Freunde und Verwandte mich fragen, was mein Unternehmen macht, ist dies meine erste Anlaufstelle. Ich erkläre das Konzept der föderierten Suche und die Glühbirnen beginnen zu leuchten.

Es ist mächtig. Es ist einfach. Es ist eine Erfahrung, die jeder einzelne Büroangestellte an seinem Arbeitsplatz machen sollte. Ich weiß nicht, wie ich es früher geschafft habe, produktiv zu sein - wenn ich länger als ein paar Sekunden brauchte, um das zu finden, was ich für meine Arbeit brauchte.