Combien de temps faut-il pour trouver un document ?

Suivons la chronologie des réponses au cours des vingt dernières années...

2001

IDC rapporte que les travailleurs qui gèrent, créent ou éditent des documents pour une entreprise passent jusqu'à 2,5 heures par jour à chercher ce dont ils ont besoin.

2003

IDC a publié Moving Beyond Search : Advanced Data Gathering in the Enterprise, qui comprend le commentaire suivant :

"Près de 70 % des personnes interrogées (travailleurs du savoir) dans le cadre de l'enquête sur les recherches de la conférence KMWorld d'IDC ont indiqué qu'elles consacraient cinq heures ou plus par semaine à la recherche d'informations en ligne, 16 % d'entre elles indiquant qu'elles passaient 12 heures par semaine ou plus à effectuer des recherches".

2011

IDC publie Managed Print and Document Services for Controlling Today's and Tomorrow's Information Costs :

"Les enquêtes IDC révèlent que le temps consacré à la recherche d'informations est en moyenne de 8,8 heures par semaine.

2012

Selon McKinsey, les employés consacrent 1,8 heure par jour à la recherche et à la collecte d'informations.

L'enquête d'IDC sur les travailleurs de l'information indique que les travailleurs consacrent 5 heures par semaine à la recherche de documents. (Voir le graphique).

2013

Gartner indique que les professionnels consacrent 50 % de leur temps à la recherche d'informations et qu'il leur faut en moyenne 18 minutes pour localiser chaque document.

Alors, que savons-nous ?

Il semble qu'au cours des dernières décennies, le temps nécessaire à la recherche d'informations ait diminué. Cela se vérifie. En 2001, nous n'avions pas l'aptitude technologique que nous avons aujourd'hui. Il convient de mentionner que les statistiques ci-dessus sont loin d'être homogènes dans leur méthodologie, un point souligné de manière très poignante par Martin White dans son article de LinkedIn Pulse "Le temps consacré à la recherche - une chronologie du mythe et quelques recherches récentes.

Mais tout de même...

De manière anecdotique, je sais que je passais un peu de temps à essayer de trouver des informations avant de découvrir M-Files. Que ce soit 2,5 heures par jour ou 18 minutes par document n'a pas d'importance, car je peux vous dire que c'était beaucoup plus de temps qu'il n'en fallait pour basculer entre les dossiers de mon ordinateur portable, Salesforce et d'autres systèmes afin d'essayer de trouver la bonne version.

Pour les besoins de l'argumentation, supposons qu'il a fallu moins de 18 minutes, comme le suggère Gartner , pour trouver un document. Supposons qu'il faille moins de 15 minutes... moins de 12... moins de 10. Disons qu'en moyenne, il faut 8 minutes pour trouver un document.

Je peux vous dire catégoriquement et sans équivoque...

Aujourd'hui, il me faut 15 secondes pour trouver n'importe quelle information dont j'ai besoin avec l'aide de M-Files - peut-être 30 secondes au maximum si les résultats de la recherche sont un peu plus bas.

C'est loin des 8 minutes ou même des 5 minutes. Imaginez le temps que vous pourriez récupérer pour un travail plus productif si tous les documents dont vous avez besoin - créés par vous ou par quelqu'un d'autre, pour tel projet ou tel client - étaient disponibles en un seul endroit, en quelques clics seulement.

La puissance de la recherche fédérée et des résultats similaires à ceux de Google

Comme nous l'avons déjà mentionné, la recherche fédérée décrit une technologie de recherche capable d'analyser plusieurs sources d'information en même temps. L'une des caractéristiques les plus convaincantes de M-Filesest sans doute la possibilité d'effectuer une véritable recherche fédérée.

Se connecter à tous les systèmes et à tous les recoins où se cachent les informations

M-Files Les chambres fortes sont elles-mêmes un dépôt où les utilisateurs peuvent stocker des fichiers, des documents et d'autres informations.

Mais M-Files se connecte également aux systèmes existants pour présenter les informations où qu'elles se trouvent. Imaginez un monde où il importe peu que les informations dont vous avez besoin se trouvent dans votre CRM, SharePoint, ERP, dans des dossiers de réseau ou ailleurs. Cela signifie que vous pouvez déployer M-Files sans perturber les systèmes existants que certaines unités commerciales ou certains départements préfèrent. Vous pouvez mettre en place une stratégie de gestion de l'information globale et évolutive sans migration massive des données.

Un seul mot-clé suffit pour trouver des informations

Il suffit de taper un mot-clé pour trouver ce dont vous avez besoin. Parlons-en.

Les métadonnées. C'est ce qui sous-tend l'ensemble de la plateforme de gestion intelligente de l'information de M-Files . C'est ce qui vous permet de trouver ce dont vous avez besoin à l'aide d'un simple mot clé. C'est ce qui permet de dissocier efficacement l'information métier de l'emplacement du fichier et de mettre l'accent là où il faut - sur le contenu du fichier.

Lorsqu'un fichier est enregistré, les utilisateurs sont invités à saisir des informations clés sur la fiche de métadonnées - dates, personnes, type de document, mots-clés. L 'intelligence artificielle peut même vous aider à le faire à votre place.

Le résultat est simple, mais profond : les fichiers sont très faciles à trouver.

Des résultats similaires à ceux de Google

La recherche d'informations sur Google est pour nous une seconde nature. Il suffit de taper un mot ou une phrase et hop... des pages et des pages de résultats. Les résultats sont présentés par ordre de pertinence et peuvent facilement être filtrés par date, par site web et par d'autres paramètres.

Imaginez maintenant que vous fassiez la même expérience lorsque vous recherchez des informations commerciales : il vous suffit de saisir un mot clé (et un ou deux filtres, si vous le souhaitez) et le système vous renvoie une fenêtre de recherche avec les résultats les plus pertinents en haut de la page.

C'est ce qui se passe sur M-Files. Là encore, quel que soit l'endroit où vos informations sont stockées, M-Files parcourt l'ensemble de votre écosystème d'informations pour présenter les résultats de recherche les plus pertinents.

Entre vous et moi, M-Files dispose d'un grand nombre de fonctionnalités incroyables qui transforment votre entreprise en une machine bien huilée. Mais lorsque des amis ou des membres de ma famille me demandent ce que fait mon entreprise, c'est là que j'interviens. J'explique le concept de recherche fédérée et les ampoules commencent à s'allumer.

C'est puissant. C'est simple. C'est une expérience que chaque employé de bureau devrait vivre sur son lieu de travail. Je ne sais pas comment j'arrivais à être productif avant, quand il me fallait plus de quelques secondes pour trouver ce dont j'avais besoin pour faire mon travail.