Hur lång tid tar det egentligen att hitta ett dokument?

Låt oss följa tidslinjen för svaren under de senaste tjugo åren...

2001

IDC rapporterar att anställda som hanterar, skapar eller redigerar dokument för ett företag spenderade upp till 2,5 timmar per dag på att söka efter vad de behövde.

2003

IDC publicerade Moving Beyond Search: Advanced Data Gathering in the Enterprise, som bland annat innehåller följande kommentar:

"Nästan 70% av de svarande (kunskapsarbetare) i IDC:s sökundersökning från KMWorld Conference uppgav att de ägnar fem timmar eller mer i veckan åt att söka information på nätet, och 16% uppgav att de ägnar 12 timmar eller mer i veckan åt att söka information."

2011

IDC publicerar Managed Print and Document Services for Controlling Today's and Tomorrow's Information Costs:

"IDC-undersökningar visar att den tid som läggs på att söka efter information i genomsnitt är 8,8 timmar per vecka."

2012

McKinsey rapporterar att anställda tillbringar 1,8 timmar varje dag med att söka och samla information.

IDC:s Information Worker Survey visar att anställda lägger 5 timmar per vecka på att söka efter dokument. (Se diagram.)

2013

Gartner säger att yrkesverksamma ägnar 50% av sin tid åt att söka efter information och att det i genomsnitt tar 18 minuter att hitta varje dokument.

Så, vad vet vi?

Det verkar som om tiden det tar att hitta information har minskat under de senaste decennierna. Det stämmer. År 2001 hade vi inte i närheten av den tekniska begåvning vi har nu. Det är värt att nämna att ovanstående statistik inte är i närheten av homogen i sin metodik, en poäng som Martin White gör på ett mycket gripande sätt i sin LinkedIn Pulse-artikel "Tid som läggs på att söka" - en kronologi över myten och ny forskning.

Men ändå...

Anekdotiskt vet jag att jag brukade ägna en del tid åt att försöka hitta information innan jag introducerades till M-Files. Om det var 2,5 timmar om dagen eller 18 minuter per dokument är irrelevant, för jag kan säga att det var mycket mer tid än det behövde vara - att växla mellan mappar på min bärbara dator, Salesforce och andra system för att försöka hitta rätt version.

För argumentets skull, låt oss anta att det tog mindre än de 18 minuter Gartner föreslår att det tar att hitta ett dokument. Låt oss anta mindre än 15 minuter ... mindre än 12 ... mindre än 10. Låt oss bara säga att det i genomsnitt tar 8 minuter att hitta ett dokument.

Jag kan säga dig med eftertryck och otvetydigt...

Nu tar det mig 15 sekunder att hitta den information jag behöver med hjälp av M-Files - kanske 30 sekunder om sökresultaten ligger lite längre ner.

Det är långt ifrån 8 minuter eller ens 5 minuter. Föreställ dig hur mycket tid du skulle kunna frigöra för mer produktivt arbete om alla dokument du behöver - skapade av dig eller någon annan, för det här projektet eller den här kunden - fanns tillgängliga på en och samma plats med bara några klick.

Kraften i federerad sökning och Google-liknande resultat

Som vi har nämnt tidigare beskriver federerad sökning en sökteknik som kan skanna flera källor efter information samtidigt. En av M-Files:s mest övertygande funktioner är utan tvekan möjligheten till äkta federerad sökning.

Ansluta till alla system och skrymslen och vrår där information gömmer sig

M-Files Valv är i sig en förvaringsplats där användarna kan lagra filer, dokument och annan information.

Men M-Files kan också anslutas till befintliga system för att presentera information oavsett var den finns. Föreställ dig en värld där det inte spelar någon roll om den information du behöver finns i din CRM, SharePoint, ERP, nätverksmappar eller var som helst. Det innebär att du kan distribuera M-Files utan att störa befintliga system som vissa affärsenheter eller avdelningar föredrar. Du kan införa en övergripande, skalbar strategi för informationshantering utan en massiv datamigrering.

Ett enda sökord är allt du behöver för att hitta information

Skriv bara in ett nyckelord och hitta vad du behöver. Låt oss prata om det.

Metadata. Det är det som ligger till grund för hela M-Files , plattformen för intelligent informationshantering. Det är det som gör att du kan hitta det du behöver med bara ett nyckelord. Det är det som effektivt frikopplar affärsinformation från filplats och lägger tonvikten där den behöver vara - filens innehåll.

När en fil sparas uppmanas användarna att ange viktig information på metadatakortet - datum, personer, typ av dokument, nyckelord. Artificiell intelligens kan till och med hjälpa till att göra det åt dig.

Resultatet är enkelt, men ändå djupt: filerna är superlätta att hitta.

Google-liknande resultat

Att hitta information på Google är en självklarhet för oss. Skriv in ett ord eller en fras och pang... sida efter sida med resultat. Resultaten presenteras efter relevans och kan enkelt filtreras efter datum, webbplats och andra parametrar.

Tänk dig nu att du hade samma upplevelse när du sökte efter affärsinformation - där du helt enkelt anger ett nyckelord (och ett filter eller två, om du vill), och systemet returnerade ett sökfönster med de mest relevanta resultaten högst upp.

Det här är vad som händer på M-Files. Återigen, oavsett var din information lagras, når M-Files hela ditt informationsekosystem för att presentera de mest relevanta sökresultaten.

Mellan dig och mig, M-Files har massor av otroliga funktioner som gör din verksamhet till en väloljad maskin. Men när vänner och familj frågar vad mitt företag gör, är det här min go-to. Jag förklarar konceptet med federerad sökning och glödlamporna börjar tändas.

Den är kraftfull. Den är enkel. Det är en upplevelse som alla kontorsanställda borde ha på sin arbetsplats. Jag vet inte hur jag lyckades vara produktiv tidigare - när det tog längre tid än några sekunder att hitta det jag behövde för att göra mitt jobb.