A medida que las interrupciones globales siguen apareciendo en los titulares, nunca es mala idea aprender a maximizar la eficacia en todos sus procesos empresariales, incluida la automatización de documentos. A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo prepararse y sacar el máximo partido de la automatización de documentos y, por extensión, de las eficiencias que puede absorber.

Asegúrese de que sus plantillas están actualizadas

Cuando la gente piensa en la automatización de documentos, probablemente piensa en el documento generado al instante que aparece como resultado de unas cuantas pulsaciones y clics a través de un cuestionario. En lo que probablemente no piensan es en cómo se llega a ese punto. Por desgracia, hay algunas cosas menos emocionantes que hay que hacer para prepararlo, como la actualización de plantillas.

Es probable que esto incluya cambios de redacción basados en las normas del mercado, cambios normativos o cambios legislativos que se hayan producido desde la última actualización. También es probable que incluya la corrección de pruebas, cambios de formato y la creación de coherencia en todas las plantillas. La automatización funciona según el principio "basura entra, basura sale". Por lo tanto, la plantilla que se utilice debe ser correcta, ya que se reproducirá muchas veces a partir de la misma plantilla. Si se automatiza, ese error tipográfico se reproducirá muchas veces.

Consolidar cuando sea posible

Es probable que a lo largo del tiempo hayas creado diversas variaciones de un modelo de acuerdo concreto, uno para todas las ocasiones. Tendrá una redacción muy parecida, pero estará más enfocada a un tipo de cliente, sector o tipo de cliente concreto. Cuando revises tus plantillas, quizá quieras considerar si alguna de esas variaciones ya no es necesaria, y si puedes consolidar alguna de las plantillas como preparación para la automatización. Estas plantillas depuradas se utilizarán después como base para sus plantillas automatizadas.

Considere quién debe redactar el borrador posterior a la aplicación

En un bufete de abogados, por ejemplo, la respuesta es probablemente un abogado. Nosotros diríamos que no siempre es así. Hay dos formas en las que la automatización de documentos puede ayudar a una función jurídica empresarial o a un bufete de abogados en particular. La primera es que los abogados senior pueden transmitir a los junior la capacidad de crear primeros borradores de acuerdos, liberándoles de la redacción y reduciendo también el tiempo necesario para su aprobación.
La segunda forma es más relevante para las empresas que para los bufetes de abogados. Los abogados internos pueden proporcionar acceso a plantillas para que los usuarios empresariales puedan crear documentos por sí mismos. El grado de confianza de un departamento jurídico en sus usuarios empresariales puede depender de si obtienen el documento al final o si tiene que pasar por el departamento jurídico para su aprobación.

La cuestión gira en torno al proceso de redacción de documentos jurídicos y a si se puede mejorar la eficiencia permitiendo a otros redactar con ayuda de la tecnología. Desde el punto de vista de la gestión, puede aumentar la capacidad del equipo.

Considere cómo tendrá que cambiar la gente

Implantar la automatización de documentos es un proyecto que requerirá algún cambio dentro de su empresa o bufete de abogados. Si no la tenía antes, el cambio consistirá en que los empleados pasen de la redacción manual a la automatizada. Para los que ya utilizan la automatización de documentos, el cambio consistirá en que los empleados aprendan a manejarse con una nueva aplicación.

En cualquier organización, hay distintos tipos de usuarios, desde los que están deseando empezar a utilizar un nuevo software hasta los que son totalmente reacios al cambio. Lo mejor es contar con un plan para convencer a los usuarios de que se pasen a una nueva herramienta de automatización de documentos. ¿Cómo conseguirá que los que se resisten al cambio adopten la nueva herramienta? ¿Cómo se asegurará de que la gente adopte y utilice la herramienta?

Las plataformas de automatización de documentos como M-Files Ment ofrecen una funcionalidad superior de cara al cliente que permite una captura de datos más sencilla y la posibilidad de ofrecer plantillas en las suscripciones. Este tipo de funcionalidad requiere un cambio en el proceso establecido o en la forma de hacer las cosas y, por tanto, es otro ejemplo de situación en la que se requiere un plan de cambio para maximizar plenamente el potencial.

Tenga en cuenta sus necesidades

Ahora que ya se ha asegurado de que sus plantillas están lo más preparadas posible para la automatización, y que ha tenido en cuenta algunos de los aspectos relacionados con las personas y los procesos de la implantación, el siguiente paso es determinar sus requisitos para la automatización de documentos. ¿Cómo puede la automatización de documentos optimizar en última instancia las eficiencias que ha conseguido con las personas y los procesos?

También puede considerar los requisitos de integración. Si durante la revisión de los procesos vio que los empleados tomaban información de una aplicación y la volvían a teclear en otra, es posible que quiera evitarlo en el futuro con integraciones. Algunos ejemplos son las integraciones con CRM, sistemas de gestión de documentos, SSO y aplicaciones de firma electrónica.

¿Y ahora qué?

Una vez completado el trabajo preparatorio, estará listo para salir al mercado y ver cómo las empresas de automatización de documentos se enfrentan a sus requisitos. Téngalos en cuenta cuando vea las demostraciones. Asegúrese de comparar cada una de ellas con sus requisitos y por su coste. Tenga en cuenta también quién tendrá que implantarlo y quién tendrá que mantenerlo, y evalúe los costes correspondientes.

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