Todas las empresas dependen de un cumplimiento eficaz para proteger los datos y agilizar las operaciones comerciales. Las ventajas de automatizar el trabajo del conocimiento son infinitas. Las empresas pueden implantar una base de datos integral para almacenar el conocimiento institucional. Este enfoque ayuda a las organizaciones a minimizar el riesgo de ciberataques, evitar la mala gestión de documentos y mejorar los flujos de trabajo en todos los departamentos. De este modo, las organizaciones pueden centrarse en ofrecer un servicio superior al cliente.

Al unificar todos los aspectos del cumplimiento, este enfoque reduce la fragmentación que da lugar a problemas de procedimiento y normativos.

Entonces, ¿cómo ayuda la automatización del trabajo del conocimiento a las empresas en el cumplimiento de la normativa? ¿Deberían las empresas pasarse a los sistemas de gestión de la información para conservar y desarrollar el conocimiento institucional? Las ventajas de la automatización de la gestión del conocimiento son infinitas. La automatización del trabajo de conocimiento es un enfoque a largo plazo y de nuevo nivel para la gestión del riesgo documental.

¿Cómo contribuye la automatización del trabajo del conocimiento al cumplimiento de la normativa?

Vivir en la era de la disrupción digital es algo positivo. Hace tiempo que debería haberse actualizado la organización del conocimiento. Las organizaciones, incluidas las pequeñas empresas, reconocen que las medidas de cumplimiento son esenciales en un mundo digital en el que la transformación digital optimiza la estructura del flujo de trabajo.

Un cambio hacia la automatización del trabajo del conocimiento ayuda a las empresas a centrarse en la seguridad del conocimiento institucional. La seguridad de los datos sensibles requiere facilidad de uso y visibilidad. Las empresas necesitan una hoja de ruta clara para localizar los documentos. Los sistemas de almacenamiento de gestión de documentos logran este objetivo. El intercambio de conocimientos debe ser un proceso sencillo y contribuir a aumentar la productividad.

Un software intuitivo que gestione y controle cómo interactúan los empleados con los documentos debería mitigar los riesgos de seguridad. El cumplimiento es más fácil cuando las soluciones de gestión de riesgos crean pistas de auditoría automáticas. La automatización del trabajo del conocimiento ofrece una visión de 360 grados de todos los datos, incluidos los documentos archivados para proyectos en curso o futuras comprobaciones de referencia. El seguimiento del movimiento de la información con herramientas de gestión de contenidos permite a los empleados localizar la información con facilidad. Se crea automáticamente una categoría de knowledge work para cada documento del repositorio.

Las fusiones y adquisiciones introducen otra serie de problemas de seguridad y cumplimiento. Los procesos de automatización de la gestión del conocimiento son un componente esencial durante esta transición. Los sistemas centrales de almacenamiento de datos deben fusionar sin esfuerzo todos los archivos para que los trabajadores del conocimiento puedan acceder a ellos e integrarlos en los flujos de trabajo existentes.

La mayor preocupación durante esta transición es el cumplimiento de la normativa. Otra preocupación es conservar la información sensible de la empresa que se fusiona. Conservar toda la documentación es útil cuando una empresa se fusiona y crea nuevos procedimientos para gestionar esta transición. El procesamiento de archivos automatizados que enumeran los productos y servicios que respaldan los nuevos objetivos empresariales mejorará continuamente los flujos de trabajo cotidianos.

¿Qué es la automatización del cumplimiento?

La automatización del cumplimiento se basa en una tecnología basada en IA que analiza instantáneamente los documentos y comprueba su conformidad. Se detectan archivos duplicados o discrepancias. Las normativas gubernamentales obligan a las empresas a cambiar continuamente los protocolos para garantizar que las medidas de cumplimiento de la empresa cumplen las normas del sector. Las soluciones de cumplimiento automatizadas ayudan a eliminar los procesos manuales y generan un seguimiento centralizado de todos los procedimientos de cumplimiento basados en el conocimiento.

Un sistema eficaz de cumplimiento de la automatización realiza un seguimiento de los documentos categorizándolos con metadatos que describen cada proceso. Es una herramienta que mantiene el cumplimiento normativo durante la categorización de los datos. Los trabajadores del conocimiento están a salvo de errores de cumplimiento que podrían conducir a un incumplimiento de los procedimientos.

Los empleados reciben una notificación cuando surgen problemas de cumplimiento. La automatización del cumplimiento es un enfoque sistemático de recopilación, regulación y escrutinio de datos a lo largo de su ciclo de vida, para detectar posibles problemas de incumplimiento. Las organizaciones minimizan los riesgos de incumplimiento y evitan las sanciones y responsabilidades legales asociadas.

Gestionar el cumplimiento del trabajo del conocimiento

La automatización del trabajo de cumplimiento minimiza una amplia gama de riesgos. Con el trabajo manual tradicional, el error humano es inevitable. El software de automatización de IA proporciona control del cumplimiento. El conocimiento institucional sensible se almacena de forma segura. Los empleados pueden recuperar archivos sin interrumpir los flujos de trabajo. Todos los miembros del equipo pueden ver los documentos, lo que ahorra tiempo para la resolución de problemas complejos. La búsqueda del aumento de la velocidad y la disminución de los retrasos requiere la automatización de los procesos empresariales.

Colaborar con la comunicación de contenidos digitales es el futuro del trabajo. Varias personas trabajando en el mismo proyecto evitan el caos de contenidos con la automatización del trabajo del conocimiento. El seguimiento de las ediciones en equipo y el registro de los cambios permiten a los trabajadores del conocimiento volver al documento original. Los sistemas de mantenimiento del conocimiento centralizan los documentos en un panel de control fácil de usar. La automatización del cumplimiento es fácil de evaluar cuando los datos son visibles.

Documentos de salvaguardia

El trabajo híbrido y a distancia aumenta la probabilidad de exposición al ciberriesgo. El software de automatización del cumplimiento encripta los documentos durante todo el proceso de intercambio y almacenamiento. Los permisos basados en metadatos salvaguardan el contenido del conocimiento. Los empleados autorizados pueden editar, cambiar, leer o eliminar información. La identificación de malware con sistemas de IA de nivel empresarial garantiza que el cumplimiento de las normativas permanezca intacto durante los cambios organizativos y las fusiones.

Las empresas confían en el software de automatización del trabajo del conocimiento para respaldar la toma de decisiones de alto nivel en las que se realizan continuamente comprobaciones de seguridad y cumplimiento. De hecho, es fácil encontrar un ejemplo de un trabajador del conocimiento que confíe en el software de automatización de la información para cumplir los requisitos normativos.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cómo mejora el cumplimiento la tecnología de automatización de la IA?

Aprovechando la tecnología de la información que minimiza los riesgos y salvaguarda el conocimiento institucional. El cifrado de metadatos almacena y audita de forma segura los documentos para reducir los errores humanos y mejorar el cumplimiento.

¿Qué pueden ganar los trabajadores del conocimiento con la automatización del trabajo del conocimiento?

Los trabajadores del conocimiento pueden compartir, editar y gestionar documentos sin incumplir los protocolos y procedimientos de la empresa. La automatización del conocimiento almacena los documentos en una base de datos central en tiempo real, al tiempo que conserva una copia original de cada documento.