Ah. Demokrati. Et hellig begrep som alltid er en inspirasjon for borgere i den frie verden. Et ord som henleder oss til Abraham Lincolns berømte beskrivelse : "Av folket, av folket, for folket." Og det er med et nikk til Lincolns frasering at vi beskriver demokratisering av informasjon i virksomheten på samme måte. Demokratisering av informasjon betyr at vi utvider kraften til forretningsinformasjon som er skapt av folket, til folket.

Demokratiseringen av informasjon i bedriften

Sagt på en annen måte betyr det at informasjon skapt av ansatte blir tilgjengelig for alle andre ansatte. Og er det ikke bedre på denne måten? Når ansatte har tilgang til informasjon, lar det dem ta bedre beslutninger; det gir dem synlighet, perspektiv og nøkkelinnsikt; det er det ultimate innen åpenhet. Informasjonsdemokratisering er den store utjevningen.

Informasjonssiloer vs informasjonsdemokratisering

La oss gi et eksempel:

Det er 2005. Bedriftsinformasjon er spredt over hele organisasjonen som en øde ødemark, med PDF-filer og regneark som flyter rundt som tumbleweeds. Noen er på en hovednettverksstasjon. Noen er i ERP-løsningen. Men de fleste dokumentene ligger i boks på datamaskinene til enkeltpersoner, langt borte fra øynene til alle andre.

Selger John har åpenbaring og endrer noen lysbilder til salgspresentasjonen. Disse endringene har gjort en stor forskjell, og salget hans har økt. Han mener å fortelle teamet sitt om disse endringene, men e-posten ligger i utkast mens han går videre til andre ting.

Ingen vil noen gang skje med justeringene før John begynner å forklare dem.

Økonomimedarbeider Elaine oppbevarer fakturaer på skrivebordet i en mappe og laster dem opp til finansprogramvaren ved betaling, når hun har tid. Andre avdelinger lurer på hvor denne fakturaen er, eller om den fakturaen er betalt.

Ingen vet egentlig om fakturaer før Elaine forteller dem hva som har skjedd, eller de dukker opp i finansprogramvaren.

Det er en forenklet versjon av siled informasjon. La oss nå se demokratisering av informasjon i aksjon.

Det er 2020. Organisasjonen har M-Files , som fungerer som en sentralisert informasjonshub, som kobler sammen informasjon som finnes i nettverksmapper, ERP, finansprogramvaren, SharePoint og andre bransjeapplikasjoner.

Selger Sam undersøker en nåværende kunde og ser etter måter å utvide kontoen på. Han søker etter relevant informasjon i M-Files og finner:

• En tidligere selgers notater om en annen mulighet i kundeorganisasjonen
• Lyd av en telefonsamtale mellom klienten og hans kundesuksessteam, der klienten forklarer hvorfor han er så fornøyd med selskapets produkter
• Tidligere fakturaer som reflekterer prisrabatter og kampanjer som kunden har benyttet seg av
• En pressemelding utstedt av klienten for et år siden
• Et ufullstendig utkast til casestudie som markedsføringsteamet jobber med denne klienten

Og Sam får alt dette i en fin ryddig utsikt. Han trengte ikke å spørre alle 264 kollegene om de noen gang hadde hatt kontakt med denne klienten. Han søkte og han fant informasjon fra andre mennesker, informasjon som hjalp ham med å ta bedre beslutninger, hjalp ham med å lage et verdiforslag for å utvide kontoen.

Det er demokratisering av informasjon i bedriften.

Forbeholdet

Det ene hensynet til full demokratisering av informasjon er sikkerhet og brukertillatelser . Det er åpenbart at sensitiv informasjon bare må sikres og tilgjengelig for dem som den skal ha tilgang til. Med dynamiske brukertillatelser som tilbys av informasjonsadministrasjonsplattformer som M-Files , ting som ansattes lønnsinformasjon, kundebetalingsinformasjon og andre sensitive data forblir synlige for de som har riktig tillatelse.

Uansett hvor du ser, skjer demokratisering i næringslivet.

Uber ga alle muligheten til å være sjåfør og passasjer – uten å eie en eneste taxi.

AirBnB ga alle muligheten til å eie utleieeiendom og være leietaker – uten å eie eiendommen.

Amazon ga alle muligheten til å være forhandler og forbruker – uten å eie produktene (i de fleste tilfeller uansett).

På samme måte må bedrifter demokratisere bedriftsinformasjon. De må gi sine ansatte kraften til å være informasjonsskapere og informasjonsfinnere, alt i samme raske bevegelse. Veien til denne søylen for digital transformasjon kan være kronglete, men det er verdt det.

Som den tidligere taiwanske presidenten Chen Shui-Bian sa: "Veien til demokrati kan være svingete og er som en elv som tar mange kurver, men til slutt vil elven nå havet."